El archivo digital de documentos cuenta con muchas ventajas con respecto al archivo físico en papel, pero algunas empresas siguen pensando que el papel es imprescindible a efectos legales y que por tanto se resisten a pasarse a lo digital sin conocer todas las ventajas que les proporcionará dar el paso.
El archivo digital puede ser un gran sustituto del papel, aunque también puede ser un excelente complemento. La convivencia de documentos físicos con otros digitales se denomina archivo híbrido y en este post te contamos cómo gestionarlo, qué ventajas tiene la digitalización y por qué deberías confiar para ello en un servicio profesional, pero también responsable socialmente.
La gestión de un archivo físico y digital integrado
Cuando conviven archivos digitales y archivos físicos de forma integrada, muchas empresas suelen tener dudas para gestionarlos. ¿Es necesario tener los documentos por duplicado? ¿o únicamente en digital? Las directrices que deben guiar el proceso son:
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Si el documento electrónico se ha creado mediante digitalización certificada, se puede considerar que el nuevo es válido y, por tanto, se puede destruir el antiguo (la versión física), mediante un procedimiento de expurgo.
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La digitalización certificada es el escaneo de un documento y la transformación de su imagen en una codificada de acuerdo a un formato estándar. Esto se hace mediante un software de digitalización homologado.
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Si el documento electrónico se ha creado mediante digitalización no certificada, conviene conservar el documento original, ya que es el que tiene validez jurídica.
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En todo caso, para los documentos internos y de consulta que son digitalizados, y que no tienen un plazo de conservación marcado por la normativa ni ninguna implicación legal, no es necesario conservar la copia física.
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Archivos digitales y las ventajas de la digitalización
El archivo digital está en auge y cada vez son más las empresas que apuestan por él, ya que los documentos que se han digitalizado se pueden gestionar de manera segura y ordenada.
Las ventajas de la digitalización son claras, ya que permite recuperar los datos que hay en los documentos, hacer búsquedas más rápidas, ver quién ha modificado un documento y mucho más.
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Acceso simultáneo. En los archivos físicos, las posibilidades de que varias personas accedan a los mismos documentos en el mismo momento son limitadas. En el caso del archivo digital, varias personas pueden acceder de manera simultánea a cualquier registro desde cualquier lugar y en cualquier momento, siempre que tengan acceso a él, lo que facilita las formas de trabajo híbrido y de teletrabajo.
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Protección de la información. La documentación física tiene una copia de seguridad en la nube, de manera que se evita su pérdida accidental. Es posible establecer un sistema de permisos, de modo que los diferentes usuarios solo tengan acceso a la información que necesitan para desarrollar su trabajo, y no más.
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Perfecta integración con ERP. Además, los archivos digitales se pueden integrar con el sistema de contabilidad y mejorar la gestión y procesos del negocio.
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Aceleración de procesos, gracias a sistemas como la firma electrónica que están presentes en muchos gestores de documentos digitales.
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Menos gastos en papel, tinta y fotocopias, con el consiguiente beneficio medioambiental. Aunque una oficina sin papel es una utopía, cada vez más empresas consiguen reducir su consumo al mínimo imprescindible.
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¿Cómo integrar los archivos físicos y digitales?
Hay quien considera que se deben digitalizar todos los documentos, y quienes lo hacen solo con los archivos que se consultan y con los que se trabaja a diario, ya que hacerlo con todos supone una mayor inversión.
En todo caso, la tecnología ayuda a que la digitalización se haga de manera rápida y sin errores. Las técnicas de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) permiten pasar la imagen de un documento a formato digital.
El OCR es la tecnología que busca emular la capacidad del ojo humano para reconocer objetos, reconociendo los caracteres que hay en una imagen, por medio de fotografía o documento escaneado, para que estos se vuelven reconocibles para el ordenador, dando lugar a un formato de texto que puedes editar. Además, permite capturar ciertos campos de interés de un documento e indexarlos para recuperar la información con facilidad y gestionarla como cualquier documento electrónico.
Con respecto a la inserción manual de datos se ahorra mucho tiempo, ya que puede lograr una velocidad de lectura de hasta 1.200 caracteres por segundo. Además, se ahorra espacio con respecto a almacenarlo en formato imagen.
También es posible complementar la tecnología OCR con servicios de grabación y tratamiento de datos, que pueden incluir procesos manuales de grabación o de verificación de textos y datos grabados, comparándolos con los originales para detectar posibles errores.
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Si estás pensando en obtener un archivo físico y digital integrado en tu empresa, quieres digitalizar tus documentos o buscas profesionales en la gestión de documentos, en FUNDACIÓN JUAN XXIII contamos con soluciones personalizadas en gestión documental y servicios ad-hoc para cada cliente.
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Además, se trata de un servicio solidario, cuyos beneficios se destinan a proyectos para personas con discapacidades más graves, que pueden mejorar mucho su calidad de vida gracias a las actividades que realizamos en nuestro Centro de Día y Centro Ocupacional.
Juntos, podemos demostrar que solidaridad y productividad pueden ir de la mano. ¿Te imaginabas que una pila de papeles podía cambiar tantas cosas?
