En la automatización de procesos, la calidad de los datos lo es todo. Los datos son la base de cualquier proceso automatizado: si falta calidad en ellos, también faltará calidad en las decisiones tomadas por el sistema.
Un ejemplo: una empresa dedicada al transporte y los envíos utiliza un sistema automático para calcular rutas de entrega. No obstante, en su proceso de gestión de los datos, comete errores: las direcciones están incompletas, los horarios de entrega en formatos diferentes… Este problema en los datos va a tener un impacto directo en el sistema de automatización, que no será capaz de trazar rutas eficientes. ¿El resultado? Entregas fallidas y retrasos, con el correspondiente impacto en la satisfacción del cliente.
Los problemas en la calidad de los datos se alzan como uno de los mayores obstáculos para aplicar la automatización de procesos, y es un problema común: según una encuesta publicada por McKinsey, el 82% de las empresas encuestadas pasan uno o más días a la semana resolviendo problemas de calidad de los datos de forma manual. Según esta misma encuesta, se detectó que los principales problemas relativos a la calidad de datos son que los datos están incompletos, son inconsistentes o incorrectos.
En vistas a ello, en FUNDACIÓN JUAN XXIII queremos compartir algunas de las claves para conseguir calidad de los datos en la automatización de procesos, analizando el impacto positivo de una gestión documental correcta en este proceso.
Los datos de calidad son aquellos que reúnen una serie de características:
Cualidades que resultan fundamentales en la automatización de procesos: los datos imprecisos, incompletos o no actualizados llevan a conclusiones equivocadas; las inconsistencias estructurales resultan en ineficiencias en los sistemas (los procesos se interrumpen y requieren de intervención humana); y los datos irrelevantes o redundantes implican procesos de análisis más ineficientes y costosos.
Pero hay más: la excelencia en la calidad de los datos implica también que estos siguen los requisitos planteados por el Reglamento General de Protección de Datos; y que se someten a procesos de gestión documental que fomentan un acceso ininterrumpido y sencillo.
Lograr una calidad de datos que permita garantías en la automatización de procesos no ocurre de forma espontánea: es preciso realizar esfuerzos específicos en los procesos de recolección, validación, limpieza y mantenimiento continuo de los datos.
Entra aquí en juego el establecimiento de reglas claras para estos procesos, así como la implementación de herramientas tecnológicas para la calidad de datos.
Se trata de un proceso complejo, en el que a menudo resulta conveniente contar con apoyo especializado. En este sentido, los servicios de gestión documental destacan por permitir a las organizaciones la externalización de estos procesos, accediendo a la ayuda de expertos para garantizar la calidad de los datos.
Es el caso de los servicios de gestión documental de FUNDACIÓN JUAN XXIII: un apoyo para la digitalización masiva de documentos que garantiza la generación de formatos digitales accesibles (clasificados según metadatos) y datos de calidad. Un proceso que sienta las bases para que los datos de una organización queden correctamente digitalizados y organizados.
Nuestros servicios de captura y validación de datos están diseñados para certificar la precisión de los mismos y reforzar la integridad de la información documental. Igualmente, apoyamos a las organizaciones realizando el inventario y la organización de archivos en proyectos de onboarding, homologación de proveedores o en procesos de auditoría, de modo que garantizamos el cumplimiento de los procedimientos de gestión establecidos en el cliente.
A su vez, implementamos herramientas de automatización de procesos en los propios procedimientos de entrada de datos y gestión de flujos de trabajo, reduciendo los errores humanos en tareas repetitivas.
Nuestros servicios de gestión documental están diseñados para convertirse en un backoffice altamente valioso para las organizaciones. Así, las garantías en la calidad de datos impregnan toda una serie de procesos en la gestión de todo el ciclo de vida del documento, incluyendo su destrucción confidencial certificada.
Igualmente, ofrecemos servicios de consultoría documental, acompañando a las organizaciones para diseñar una solución de gestión documental que se ajuste a sus necesidades.
Más de 10 años dedicados a la gestión documental validan nuestro trabajo y pueden resumirse en las siguientes cifras:
Pero aquí no terminan nuestras ventajas: elegir los servicios de gestión documental de FUNDACIÓN JUAN XXIII es dar un paso a favor del empleo inclusivo, ya que somos un Centro Especial de Empleo que genera oportunidades de empleo para personas en situación de vulnerabilidad psicosocial.
A su vez, se trata de una vía para que las organizaciones puedan cumplir con la Ley General de Discapacidad.
¿Quieres saber más sobre cómo podemos ayudarte a conseguir datos de calidad para la automatización de procesos? ¡Conoce nuestros servicios de gestión documental!