Cuatro cosas que debes saber antes de una digitalización de documentos

Guardar todos los documentos y archivos que están presentes en el día a día de una organización supone un gran coste a nivel de almacenaje y presenta muchos problemas de seguridad.

En un contexto en el que la transformación digital es una ventaja competitiva, pocas empresas optan ya por este modelo. Al contrario, la mayoría de corporaciones están inmersas en un proceso de digitalización exhaustivo que les permita convertirse en una oficina sin papeles.

Puede que este utópico objetivo te parezca muy lejano, pero es más fácil de alcanzar de lo que piensas. Si quieres pasar la documentación en papel de tu empresa al formato digital y adoptar de un nuevo modelo 100% digital, te interesará seguir leyendo.

Motivos por los que debes confiar en la digitalización

   1. El ahorro.

Se produce un ahorro de espacio y, por ende, de costes. Ante un escenario tan competitivo como en el que nos encontramos, ser eficientes a la hora de gestionar los recursos es fundamental para garantizar el posicionamiento en el mercado.

   2. La facilidad de consulta.

A través de una correcta digitalización de los archivos puedes encontrar la información que necesitas de una forma mucho más rápida y precisa, sin tener que enfrentarte a un archivo inconmensurable de papeles. Para garantizar la facilidad de consulta es necesario elegir los formatos de documentos que son más útiles para cada tipo de empresa.

   3. Acceso desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Es fundamental contar con un sistema de información ‘cloud computing’ que permita que cualquier miembro de la organización pueda acceder a la información desde cualquier punto con acceso a internet, en cualquier momento. Este ahorro de tiempo supone un beneficio para los trabajadores de la empresa, pero también para sus clientes, ya que permite ofrecer una solución más ágil a muchas de sus necesidades.

   4. Acceso simultáneo a la documentación.

Varios miembros de la organización pueden consultar la misma documentación al mismo tiempo.

   5. Seguridad.

Mediante un sistema de control de accesos y de permisos se puede limitar el acceso a la información que necesita cada empleado para realizar su trabajo o se puedan conceder solo permisos de consulta, pero no de edición. Con la digitalización también se reduce el riesgo de pérdida de documentos.

   6. Sostenibilidad.

La digitalización de los documentos físicos ya existentes es el primer paso para conseguir una oficina sin papel, que reduzca el impacto ambiental al mismo tiempo que aumenta la productividad.

¿Qué ocurre tras la digitalización de documentos?

Una vez llevado a cabo el proceso de digitalización, uno de los principales interrogantes que se desprenden del mismo es qué hacer con todos nuestros documentos físicos. Por norma general, lo más habitual es llevar a cabo la destrucción de toda la documentación en papel. 

Es importante tener en cuenta que para llevar a cabo la destrucción es necesario cumplir con una serie de estándares en materia de seguridad, como controlar la caducidad del documento y  asegurarse de que la destrucción confidencial de cada archivo siga las pautas que marcan las diferentes normativas de protección de datos.

En FUNDACIÓN JUAN XXIII aplicamos los requisitos que recogidos en la Norma DIN 32.757, que garantiza que toda la destrucción del material respeta los requerimientos necesarios, no solo en cuanto a los datos y la confidencialidad, sino también respecto a las necesidades medioambientales en el tratamiento de los residuos. 

¿Y si no sé por dónde empezar la digitalización?

Es importante que los negocios cuenten con apoyo durante su transformación digital. En FUNDACIÓN JUAN XXIII ofrecemos procesos de apoyo al negocio (BPO) con servicios personalizados para dotar a cada empresa de la tecnología y los recursos humanos más adecuados para que su proceso de trasformación digital sea un éxito.

También ofrecemos servicios de consultoría documental para ofrecer soluciones prácticas y personalizadas que conlleven beneficios a corto plazo para las empresas.

¿Por qué confiar en FUNDACIÓN JUAN XXIII?

En FUNDACIÓN JUAN XXIII ponemos a disposición de tu empresa una gran variedad de soluciones prácticas, organizativas y estratégicas para la gestión de la documentación y la información. 

Podemos gestionar cada día más de 20.000 documentos, contamos con seis muelles propios de carga y descarga, con una capacidad de almacenaje de más de 6.500 pallets, y con los medios tecnológicos suficientes, en cuanto a hardware y software, para llevar a cabo los servicios documentales que requiere tu empresa. 

Nuestro Sistema de Gestión de Seguridad de la Información cumple la UNE-ISO/IEC 27001:2014 y nuestro personal experto lleva más de 10 años cumpliendo satisfactoriamente con nuestros clientes. 

Además de un 100% de profesionalidad, contando con los servicios de la Fundación podrás cumplir con los requerimientos de Ley General de Discapacidad y con las políticas de Responsabilidad Social Corporativa de tu empresa, ya que estarás también colaborando en la inclusión de las personas con discapacidad, que conforman el 94% de nuestro equipo de gestión documental.