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title: "Automatización de procesos: por qué la calidad de los datos es clave"
description: La automatización solo funciona con datos de calidad. Te contamos por qué y cómo lograrlo con servicios de gestión documental que garantizan precisión, consistencia y eficiencia.
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[Blog FUNDACIÓN JUAN XXIII ](https://blog.fundacionjuanxxiii.org)

# [Automatización de procesos: por qué la calidad de los datos es clave](https://blog.fundacionjuanxxiii.org/gestion-documental-bpo/automatizacion-de-procesos-por-que-la-calidad-de-los-datos-es-clave)

 Escrito por [Fundación Juan XXIII](https://blog.fundacionjuanxxiii.org/author/fundacion-juan-xxiii) | 16/04/25 9:45

En la **automatización de procesos**, la calidad de los datos lo es todo. Los datos son la base de cualquier proceso automatizado: si falta calidad en ellos, también faltará calidad en las decisiones tomadas por el sistema.

 

 

Un ejemplo: una empresa dedicada al transporte y los envíos utiliza un sistema automático para calcular rutas de entrega. No obstante, en su proceso de gestión de los datos, **comete errores**: las direcciones están incompletas, los horarios de entrega en formatos diferentes… Este problema en los datos va a tener un **impacto directo en el sistema de automatización**, que no será capaz de trazar rutas eficientes. ¿El resultado? Entregas fallidas y retrasos, con el correspondiente impacto en la** satisfacción del cliente.**

Los problemas en la calidad de los datos se alzan como uno de los mayores obstáculos para aplicar la automatización de procesos, y es un** problema común**: según una encuesta [publicada por McKinsey](https://www.mckinsey.com/capabilities/mckinsey-digital/our-insights/master-data-management-the-key-to-getting-more-from-your-data), el 82% de las empresas encuestadas pasan uno o más días a la semana **resolviendo problemas de calidad** de los datos de forma manual. Según esta misma encuesta, se detectó que los principales problemas relativos a la calidad de datos son que los datos están incompletos, son inconsistentes o incorrectos. 

En vistas a ello, en **FUNDACIÓN JUAN XXIII **queremos compartir algunas de las claves para conseguir calidad de los datos en la automatización de procesos, analizando el[** impacto positivo de una gestión documental correcta**](https://blog.fundacionjuanxxiii.org/gestion-documental-bpo/la-importancia-de-la-gestion-documental-en-la-transformacion-digital-de-una-empresa) en este proceso.

## ¿Qué significa calidad de datos en la automatización de procesos?

 

Los datos de calidad son aquellos que reúnen una serie de características: 

 

- Son **precisos: **reflejan correctamente la realidad.
- Están **completos: **no falta información importante.
- Son **consistentes: **se presentan de la misma manera y en el mismo formato en todo el sistema, siguiendo las mismas reglas.
- Están **actualizados.**
- Son **relevantes.** 

Cualidades que resultan fundamentales en la automatización de procesos: los datos imprecisos, incompletos o no actualizados llevan a** conclusiones equivocadas**; las inconsistencias estructurales resultan en **ineficiencias** en los sistemas (los procesos se interrumpen y requieren de intervención humana); y los datos irrelevantes o redundantes implican procesos de análisis más ineficientes y** costosos.**

Pero hay más: la excelencia en la calidad de los datos implica también que estos siguen los requisitos planteados por el **Reglamento General de Protección de Datos**; y que se someten a procesos de gestión documental que fomentan un **acceso ininterrumpido y sencillo.**

 

## ¿Cómo garantizar calidad de datos en la automatización de procesos?

 

Lograr una calidad de datos que permita garantías en la automatización de procesos no ocurre de forma espontánea: es preciso realizar esfuerzos específicos en los procesos de **recolección, validación, limpieza y mantenimiento** continuo de los datos. 

Entra aquí en juego el establecimiento de** reglas claras **para estos procesos, así como la implementación de **herramientas tecnológicas **para la calidad de datos.

Se trata de un proceso complejo, en el que a menudo resulta conveniente** contar con apoyo especializado. **En este sentido, los servicios de gestión documental destacan por permitir a las organizaciones la **externalización **de estos procesos, accediendo a la ayuda de expertos para garantizar la calidad de los datos.

Es el caso de los servicios de** **[**gestión documental de FUNDACIÓN JUAN XXIII**](https://blog.fundacionjuanxxiii.org/gestion-documental-bpo/servicios-de-backoffice-de-gestion-documental-tu-aliado-estrategico-para-la-externalizacion-y-gestion-de-tus-procesos)**: **un apoyo para la digitalización masiva de documentos que garantiza la generación de formatos digitales accesibles (clasificados según metadatos) y datos de calidad. Un proceso que sienta las bases para que los datos de una organización queden correctamente digitalizados y organizados.

Nuestros servicios de captura y **validación de datos** están diseñados para certificar la precisión de los mismos y reforzar la integridad de la información documental. Igualmente, apoyamos a las organizaciones realizando el **inventario y la organización de archivos** en proyectos de onboarding, homologación de proveedores o en procesos de auditoría, de modo que garantizamos el cumplimiento de los procedimientos de gestión establecidos en el cliente.

 

A su vez, implementamos **herramientas de automatización de procesos** en los propios procedimientos de entrada de datos y gestión de flujos de trabajo, reduciendo los errores humanos en tareas repetitivas.

Nuestros servicios de gestión documental están diseñados para convertirse en un [***backoffice ***](https://blog.fundacionjuanxxiii.org/gestion-documental-bpo/servicios-de-backoffice-de-gestion-documental-tu-aliado-estrategico-para-la-externalizacion-y-gestion-de-tus-procesos)altamente valioso para las organizaciones. Así, las garantías en la calidad de datos impregnan toda una serie de procesos en la **gestión de todo el ciclo de vida del documento, **incluyendo su destrucción confidencial certificada. 

Igualmente, ofrecemos servicios de **consultoría documental, **acompañando a las organizaciones para diseñar una solución de gestión documental que se ajuste a sus necesidades.

 

## FUNDACIÓN JUAN XXIII: gestión documental para automatización de procesos profesional e inclusiva

 

Más de **10 años dedicados a la gestión documental** validan nuestro trabajo y pueden resumirse en las siguientes cifras:

 

- Más de 1 millón de datos verificados
- 313.871 de documentos integrados
- 235.800 Kg de papel destruido de forma certificada 
- 160.985 expedientes digitalizados 
- 6.326 horas de inventario documental 

Pero aquí no terminan nuestras ventajas: elegir los servicios de gestión documental de FUNDACIÓN JUAN XXIII es dar un paso a favor del **empleo inclusivo**, ya que somos un **Centro Especial de Empleo** que genera oportunidades de empleo para personas en situación de vulnerabilidad psicosocial. 

A su vez, se trata de una vía para que las organizaciones puedan [**cumplir con la Ley General de Discapacidad.**](https://www.fundacionjuanxxiii.org/lgd-lismi)

¿Quieres saber más sobre cómo podemos** ayudarte a conseguir datos de calidad** para la **automatización de procesos**? ¡Conoce nuestros [servicios de gestión documental](https://www.fundacionjuanxxiii.org/gestion-documental-bpo)!

 

 

[Ver post completo](https://blog.fundacionjuanxxiii.org/gestion-documental-bpo/automatizacion-de-procesos-por-que-la-calidad-de-los-datos-es-clave)

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