La gestión de datos personales se alza como una de las necesidades clave para las empresas hoy en día. A medida que se comprende la importancia de salvaguardar los datos personales, las empresas se han visto obligadas a tomar medidas para garantizarla.
Es más, una buena gestión de datos personales es, en la actualidad, un marcador más de la reputación empresarial. A su vez, la llegada del RGPD implicó un antes y un después en este sentido, ya que la norma prevé importantes sanciones y multas para las empresas que no tomen medidas para proteger la seguridad de los datos personales.
Como regla general, el RGPD recoge la necesidad de que las empresas documenten sus procesos de gestión de datos para permitir la trazabilidad de las decisiones y poder acreditar el cumplimiento con la ley.
Entrando en detalle, a continuación repasamos los documentos clave a tener en cuenta para lograr este cumplimiento y la posibilidad de elegir servicios profesionales de gestión documental para mejorar estas operaciones.
En primer lugar, es preciso entender que los documentos relativos a la gestión de datos personales tienen su base en las obligaciones establecidas por el RGPD. Entre las más importantes de estas obligaciones se incluyen las de transparencia y trazabilidad de los datos, así como la necesidad de obtención de consentimiento informado para iniciar cualquier proceso de tratamiento de datos.
Por otro lado, es preciso añadir que el las necesidades para la gestión de datos personales son diferentes según el perfil de cada empresa y sus procesos.
De este modo, la siguiente lista de documentos no aplica a cualquier organización ni es necesariamente exhaustiva, aunque sí incluye los principales documentos necesarios para el cumplimiento en gestión de datos.
En cualquier caso, al diseñar la estrategia de protección de datos, es preciso que cada empresa tome medidas de acuerdo a sus necesidades específicas, que pueden ir más allá de los documentos incluidos aquí. Por ejemplo, es el caso de los documentos relativos al puesto de Delegado de Protección de Datos o el listado de actividades de tratamiento, que solo son precisos para algunos tipos de empresa.
A continuación, listamos algunos de los documentos clave para la gestión de datos personales de acuerdo a la legalidad:
Se trata de un documento interno en el que se establecen las medidas técnicas y organizativas que la entidad aplica para garantizar que el tratamiento de datos personales cumple con el RGPD.
Entre sus contenidos, destacan los principios de tratamiento de datos, roles y responsabilidades dentro de la empresa respecto al RGPD, así como los procedimientos para el ejercicio de los derechos y las medidas de seguridad y auditorías.
Un texto en el que se comunica a los interesados de forma clara cómo se recopilan, usan, almacenan y comparten sus datos. El texto también debe incluir la identidad y datos de contacto del responsable de tratamiento e instrucciones para que los interesados puedan ejercer sus derechos.
Igualmente, también puede existir un aviso de privacidad de los empleados, una versión específica dirigida al personal de la organización.
Se trata de una serie de documentos en los que los interesados pueden otorgar su consentimiento informado para el tratamiento de sus datos. En el formulario, deben aparecer la finalidad específica del tratamiento, indicación de que el consentimiento es libre, específico, informado e inequívoco, y los procedimientos para retirar el consentimiento en cualquier momento. Todo ello en un lenguaje claro y comprensible.
Deben existir modelos diferenciados entre el consentimiento para adultos y los formularios de consentimiento paterno, para menores de 16 años. Igualmente, algunas categorías de datos requieren de modelos de formulario específicos.
Este documento establece las reglas para determinar durante cuánto tiempo se conservan los datos personales y cuándo deben eliminarse o anonimizarse. Va acompañado de una herramienta para poder implementar estas políticas, que generalmente toma la forma de una tabla en la que se incluyen los datos y sus categorías, finalidad de su tratamiento, periodo de retención exacto y métodos seguros para destrucción o anonimización.
Este documento aplica para tratamientos de datos en los que se detecte un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas físicas. En estos casos, el documento se ocupa de evaluar por escrito las operaciones de tratamiento, identificando las medidas que se han tomado para mitigar los riesgos.
En este documento, se trata de realizar un plan que describa los procedimientos para detectar y responder ante una posible violación de datos personales. Esto incluye, a su vez, los procedimientos de notificación, con los correspondientes formularios de notificación a la autoridad de control y a los interesados, cuando proceda.
Desde FUNDACIÓN JUAN XXIII, ayudamos a las empresas que necesitan una gestión de datos profesional a través de nuestros servicios de gestión documental.
Un servicio integral que busca simplificar y automatizar tareas incluyendo procesos de validación humana de los datos y documentos que aseguran el cumplimiento normativo respecto a las políticas de protección de datos y seguridad de la empresa .
Nuestros servicios de gestión documental son únicos, además, por su enfoque inclusivo y solidario: al elegir FUNDACIÓN JUAN XXIII, las empresas contribuyen a nuestra labor para la inclusión sociolaboral de las personas en situación de vulnerabilidad psicosocial.
En este sentido, se trata de una doble actuación a favor de la Responsabilidad Social Corporativa: además de garantizar el cumplimiento de los derechos de los ciudadanos en torno a su privacidad, las empresas también demuestran su compromiso social, dando pasos concretos para conseguir una sociedad más igualitaria.