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title: ¿Para qué sirve un gestor documental?
description: En la era de la transformación digital, un gestor documental es una solución indispensable para las empresas que quieren proteger su información.
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[Blog FUNDACIÓN JUAN XXIII ](https://blog.fundacionjuanxxiii.org)

# [¿Para qué sirve un gestor documental?](https://blog.fundacionjuanxxiii.org/gestion-documental-bpo/para-que-sirve-un-gestor-documental)

 Escrito por [Fundación Juan XXIII](https://blog.fundacionjuanxxiii.org/author/fundacion-juan-xxiii) | 11/11/21 9:00

Un** gestor documental** o DMS (*Document Management System*) es un tipo de software que sirve para guardar de forma centralizada todos los documentos digitales de una empresa. 

En la era de la **transformación digital**, es una solución indispensable para las empresas que quieren [proteger su información](https://www.fundacionjuanxxiii.org/digital-data/), hacerla más accesible a los empleados (algo vital en casos de teletrabajo) y optimizar sus flujos de trabajo, ganando así en productividad.

 

 

## Las funciones de un gestor documental

1. 1. **Mayor control y menos errores**. Centraliza y unifica, evitando duplicidades o que varias versiones de un mismo archivo sigan en circulación.
     2. **Categoriza y ordena la información**. Cuenta con directorios y sistemas de búsqueda. Es mucho más fácil localizar los documentos en un **gestor documental **que rebuscando entre un archivo lleno de papeles.
     3. **Facilita el acceso**. Cualquier usuario con los permisos necesarios puede acceder al gestor documental, desde cualquier lugar con internet. Esto facilita enormemente el acceso a la información para empleados que teletrabajan.
     4. **Protege la información**. Pueden establecerse permisos y roles por empleados, departamentos o cargos para que solo determinados integrantes de la empresa puedan acceder o editar la información. De este modo, evitas situaciones comunes como enviar por correo con un documento confidencial adjunto a la persona equivocada.
     5. **Captura de datos. **Los gestores documentales suelen contar con sistemas asociados de captura de datos, como un software OCR (reconocimiento óptico de caracteres) que convierte un documento escaneado o una foto de un documento en un archivo editable. De este modo, los documentos de la empresa que ya existían en papel pueden digitalizarse fácilmente.
     6. **Revisiones. **Un **gestor documental** hace que los procesos de revisión interna o externa sean mucho más eficientes. Muestran la última versión del documento, pero sigue siendo posible ver o recuperar versiones anteriores, si se desea. 
     7. **Facilita la colaboración.** Permite que varios usuarios colaboren en el proceso de creación o modificación de un documento, incluso al mismo tiempo, facilitando así el trabajo en equipo y acelerando los procesos.
     8. **Firma electrónica. **Muchos gestores documentales incluyen herramientas para firmar electrónicamente los documentos con validez legal, facilitando el trabajo del equipo comercial o de Recursos Humanos.
     9. **Archivado de documentos**. Control de [vigencias de la documentación](https://blog.fundacionjuanxxiii.org/noticias/la-caducidad-del-documento-es-eterna) y archivo definitivo o hasta que se cumpla el plazo de conservación marcado por la legislación.
     10. **Evita la pérdida de información**. Los documentos en papel pueden perderse, estropearse o ser robados con mucha facilidad. Los digitales siempre estarán a salvo, ya que pueden almacenarse en la nube.

 

Además, contar con un **gestor documental** en la empresa es **más sostenible y más económico**, ya que una [oficina sin papel](https://blog.fundacionjuanxxiii.org/oficina-sin-papel-ventajas-durante-la-pandemia) reduce la compra de folios, cartuchos de tinta, fotocopiadoras y los gastos asociados a su mantenimiento. Todo esto, sumado a la mayor **productividad**, hace que la inversión en el sistema de gestión se amortice rápidamente.

En **FUNDACIÓN JUAN XXIII** podemos acompañarte en la transformación digital de tu organización, involucrándonos en los procesos para convertir los documentos de papel a formato digital y poniendo a tu disposición un sistema de gestión documental que permitirá la clasificación de los documentos, la captura de datos, el control de las vigencias y el archivado definitivo, tanto en formato digital como en físico (si se requiere la custodia de copia en papel). Además de mejorar la productividad, estarás apoyando la** inclusión social y laboral** de personas en situación de vulnerabilidad psicosocial y tendrás la posibilidad de cumplir con la **Ley General de Discapacidad.**

 

[Ver post completo](https://blog.fundacionjuanxxiii.org/gestion-documental-bpo/para-que-sirve-un-gestor-documental)

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