Factura electrónica o en papel: la evolución de una tarea esencial

Según la consultora Billentis, en los últimos 5 años la penetración de la factura electrónica en Europa ha crecido un 16 %, pasando del 8 % de 2009 al 24 % de 2014. Esto nos indica que la utilización de herramientas digitales para gestionar la facturación de las empresas ha iniciado un camino de crecimiento paulatino y constante, pero al que aún le queda mucho por recorrer. Es en el ámbito de las PYMES donde más lenta se está produciendo esta evolución, aunque la mayoría de las grandes empresas continúan emitiendo sus facturas en papel o se acogen a fórmulas mixtas donde se combinan documentos físicos y electrónicos. Hay que recordar que en términos legales una factura electrónica tiene los mismos efectos que una factura en papel como justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios. En este sentido, es importante destacar que la expedición de una e-factura está condicionada al consentimiento de su destinatario. La factura electrónica, por tanto, es una alternativa legal a la factura tradicional en papel. Lo que es cierto en ambos casos, es que el proceso de facturación dentro de las empresas requiere de un importante esfuerzo administrativo, que nada tiene que ver con la esencia de la propia actividad y que, por tanto, es perfectamente susceptible de ser externalizado. Así, organizaciones como Roncalli CEE, se han especializado en la oferta del servicio de billing a las empresas, realizando todas las gestiones relacionadas con la facturas en nombre de sus clientes, que tan solo tienen que preocuparse de recibir los datos relativos al proceso para su control. La sistemática parte de establecer una periodicidad en la generación de la información necesaria para la emisión de las facturas, el establecimiento de un modelo informático para la transmisión de dichos datos y la definición de un mecanismo de seguimiento y supervisión de los documentos emitidos. Roncalli CEE cuenta con experiencia y recursos para participar en cualquier parte del proceso: tratamiento de bases de datos, generación de documentos, impresión, manipulado y gestión de la distribución hasta el receptor final. A día de hoy empresas como L’Oreal, Opticalia o Euromaster, a modo de ejemplo, ya confían el servicio de billing a nuestro Centro Especial de Empleo, cuyo importe íntegro computa además para el cumplimiento de la LGD (antigua LISMI).