No hay mal que cien años dure y si lo dice el refranero popular algo de razón debe de tener. Es un lema que encontramos en el ordenamiento jurídico español cuando hablamos de caducidad documental pero este término junto a la prescripción sólo hace referencia a un tipo de validez documental.
Sin embargo, los servicios documentales pueden concernir a otras materias y el modo en el que nos referiríamos a ellos sería “vigencia documental”.
El ciclo vital de los documentos
La vida útil de la documentación es el plazo de tiempo que hay desde el momento en que se crea y adquiere plenos efectos hasta que termina su vigencia. Para determinar ésta, hay que ver cada documento en sí mismo. En términos generales, la vida útil de los documentos físicos depende del tipo de documento y del área al que pertenecen, así, por ejemplo:
- Documentos fiscales (impuestos, hacienda...) suelen tener una vigencia de 4 años, pues son los 4 años durante los que hacienda puede reclamarlos, por lo que generalmente tienen una vida útil de 5 años.
- Documentos contables por ejemplo pueden tener una vida útil de unos 10 años.
- Las pólizas de seguro a su vencimiento.
Es decir, dependiendo de la tipología, la norma jurídica nos dice el tiempo mínimo que hay que conservarlos. Sin embargo, no todos los plazos vienen siempre dados por la normativa legal. Es aquí donde debemos diferenciar entre la vigencia del propio documento y la que marca la norma. La póliza de un vehículo vence a los 5 años aunque su plazo de validez esté finalizado no se puede expurgar porque habrá que comprobar, por ejemplo, si tiene siniestros pendientes vinculados. Este procedimiento se conoce como propuesta de expurgo y siempre va asociada a cualquier tipo de custodia. En un proceso de gestión documental, se pide al cliente que proporcione una fecha de expurgo aunque el proveedor de servicios de BPO puede realizar una propuesta según la tipología de expurgo existente y atendiendo al calendario de vigencias que se establezca. Como norma general, se debe tener siempre en mente que el valor del documento va más allá de una vigencia, no sólo en lo que a la parte física se refiere sino que podemos recordar lo que para personas con discapacidad también puede suponer un proceso de gestión documental integral.
