¿Qué es gestión documental?

Hace algo más de un año anunciábamos la inminencia de la era de la digitalización de la documentación de los departamentos de Recursos Humanos o PRL de las empresas. Hoy parece ser ya un completo hecho puesto que en todos los foros de encuentro de las grandes compañías no se habla de otra cosa que no sea: Digitalización o, lo que es lo mismo, qué hacer con sus expedientes, archivos e información.

Pero, ¿a qué llamamos gestión de los documentos?

El término proviene de uno de los oficios más antiguos que existen. Si nos suenan las tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos, ya sabremos de lo que estamos hablando. La escritura trajo la necesidad de recoger o documentar toda la información importante: movimientos legales, comerciales, administrativos, etc. para hacerla constar. En la actualidad, existen diferencias terminológicas entre gestión documental y archivística debido a sus respectivas traducciones en anglosajón y en español. El término inglés, records management, para la traducción literal española parece quedarse corta puesto que la gestión documental “a la española” recoge más tipos de documentos que los puramente administrativos o de archivo. A pesar de estas discrepancias, una definición extendida y que podríamos aprobar sería la que dice que la gestión de los documentos es el conjunto de reglas empleadas para administrar el flujo de información de todo tipo de empresas, permitiéndoles la recuperación, guarda y custodia con determinación del tiempo que deben permanecer en tal estado, destrucción o expurgo de aquellos que hayan perdido validez, aplicando principios normativos. Dentro de la cartera de servicios del Centro Especial de trabajo Roncalli se encuentran los prestados por el área de Servicios Documentales y BPO. En ésta se cubren todos los procesos antes mencionados así como muchas otras soluciones específicas para sectores tales como el asegurador pero, sin duda, quiénes mejor pueden contarnos en qué consiste el día a día de un técnico o gestor documentalista son los propios encargados de tal tarea. Una sencilla muestra de cómo cumplir con la Ley General de Discapacidad o del 2% (antigua LISMI) y a la par crear empleo profesional y de calidad para personas con algún tipo de discapacidad.