Ventajas de la custodia de documentos externalizada

La oficina sin papeles: una evolución imparable hacia una nueva etapa de la actividad empresarial en la que procesos y documentos son gestionados en soporte digital, abandonando para siempre el papel que hasta ahora fue el testigo de los avatares del día a día corporativo. Es mucho más que una moda, reflejo obligado de toda empresa que quiera ser considerada como moderna o tecnológica; se trata de una necesidad, de una posibilidad de acceso fiable e inmediato desde cualquier parte del mundo a la documentación con la que trabajamos. Es el futuro. Pero lo cierto es que aún disponemos a nuestro alrededor de toneladas de papel producto de operaciones y procesos que aún siguen gestionándose de forma impresa, que debemos mantener archivada según los plazos que demanda la Ley y que soluciona apartados de nuestra actividad que todavía no han pasado por el inexorable “rodillo digitalizador”. En respuesta a esta realidad, organizaciones como Roncalli CEE ponemos a disposición de las compañías una posibilidad de externalizar su documentación, confiándonos la custodia de archivos en nuestras instalaciones. Este servicio se combina con una oferta de digitalización, préstamo y destrucción de los documentos que garantiza la disponibilidad, acceso y finalmente la eliminación, completando el ciclo de vida del documento.

Gestión y custodia de archivos

La gestión y custodia de documentos por parte de empresas especializadas, aporta diferentes ventajas a sus clientes, convirtiéndose en un aliado perfecto en la búsqueda de la competitividad:

• Ahorro de costes, al “liberar” espacios en oficinas donde, habitualmente, el metro cuadrado se paga a precio de oro.
• Seguridad, al evitarse disgustos relacionados con pérdidas, deterioros, incidentes, etc.
• Control, garantizado gracias al estudio y organización de la documentación antes de su traslado a nuestros archivos.
• Accesibilidad, gracias al sistema de préstamos digital o físico, con aplicaciones específicas en la nube donde consultar o requerir la documentación.
• Información, al disponer en todo momento el cliente de todos los datos relativos a su archivo, sus movimientos, la caducidad de sus documentos, etc.
• Comodidad, acabándose para siempre las pérdidas de tiempo y de energías en la búsqueda de expedientes, contratos, facturas o cualquier tipo de impreso.