El contacto es una necesidad básica del ser humano. Lo experimentamos en nuestro día a día cuando queremos probarnos una prenda, saborear una fruta exótica o comprobar que tal nos queda un determinado perfume en nuestra piel.
Este tipo de sensaciones también son percibidas en los entornos de trabajo. ¿Serán compatibles los sistemas? ¿Obtendré la información sobre mis empleados como la necesito? ¿Podré acceder en cualquier momento desde cualquier lugar? Son algunas de las preguntas que nos acechan cuando debemos decidir si contratar un nuevo servicio o no. Cuando los importes empiezan a engrosar y la importancia de la información contenida adquiere carácter de sensible, tener la posibilidad de realizar una demo o prueba suena a la mejor solución aunque no siempre sea posible. Sin embargo, los procesos documentales ofrecen la posibilidad de realizar pruebas piloto en alguna de sus fases al estar éstas perfectamente parametrizadas. La prueba piloto en la gestión documental sirve para demostrar cómo se trabaja a nivel organizativo, de requerimientos y de definición y se realizan con la selección de una muestra de documentación. En la muestra de estudio se pueden incluir documentos con distintas fechas de antigüedad para identificar toda clase de tipologías documentales y sus variantes, número medio de imágenes, tamaño y gramaje de los documentos, etc. Estas pruebas piloto permiten:
- Definir una estructura de carpetas/subcarpetas del repertorio documental a través del funcional del gestor documental.
- Identificar y definir las tipologías documentales del expediente: personal (dni, currículo vitae, títulos académicos, libro de familia), laboral (contratos, anexos, modificaciones al contrato, documentación de la Seguridad Social), etc.
- Identificar y definir las tipologías documentales que deberán ser destruidas de forma certificada tras la digitalización.
- Definir los requerimientos del manipulado de los expedientes y su digitalización. Es decir, que se ha de hacer con todas aquellas instrucciones de post-it, notas, imágenes, gráficos, fotografías, papel autocopiativo que se encuentren en el documento. Si se han de digitalizar y en el caso de querer conservarlas donde se han de ubicar: al final del expediente o en el documento donde se encontró.
- Parametrizar el perfil de los escáneres con distintas configuraciones para su elección según el documento. Hablamos sobre si se ha de digitalizar en blanco y negro, escala de grises y/o color, lo que implicará una variación importante a tener en cuenta en el peso de los archivos. Por regla general, las empresas que realizan estos servicios siempre realizan una recomendación sobre las mejores opciones para cada cliente.
- Definir las herramientas de control archivístico (BBDD) para control de la producción.
- Realizar un control de tiempo /digitalización expediente para establecer el cronograma.
- Elaborar y validar el procedimiento de trabajo: Instrucción Técnica de Trabajo para la Digitalización y Archivo de Expedientes