Visita de los empleados de Red Eléctrica

El correcto tratamiento de los documentos generados en la actividad diaria empresarial con tres premisas fundamentales: seguridad, calidad del servicio y confidencialidad, fueron las claves para que, hace ya tres años, Red Eléctrica de España confiase a Roncalli CEE la gestión, conservación y acceso a los fondos de su Archivo General. En concreto, la operadora del sistema eléctrico español eligió el servicio de guarda y custodia de su documentación que conllevó el desarrollo de una plataforma en entorno “cloud computing” para que sus trabajadores pudiesen acceder a la información externalizada y solicitarla para su consulta. Además, estos trabajos provocaron la contratación de un archivero para que realizase la gestión en exclusiva de las tareas físicas y de soporte derivadas de los servicios prestados en la propia sede de Red Eléctrica, contribuyendo así a la misión de integración de personal con discapacidad que Roncalli CEE tiene como objetivo.

Ibergrupo Gestión Documental se comprometió a entregar un cuadro general de series documentales, actualizar la base de datos y emitir los correspondientes informes tras llevar a cabo los trabajos de consultoría, expurgo certificado, reorganización y externalización del Archivo General Central de Red Eléctrica, consistente en un fondo de más de 26 mil cajas de archivo definitivo, encargados por la operadora. Hoy, y como parte del proyecto, REE visitó las instalaciones de Roncalli CEE, donde se encuentran los 2.000m2 que constituyen el Archivo General de Gestión Documental, con los 30 empleados que participaron en el desarrollo del taller práctico: “El sistema de gestión del Archivo General” Esta formación consistió en una mesa redonda que basó su diálogo en el servicio que presta a toda su empresa el archivo y en la conformación de un equipo que trabaje bajo unas mismas directrices. Se trataron temas como el acceso a los fondos a través de un ERP realizado a medida, cómo realizar búsquedas, solicitudes y transferencias de documentación o la destrucción de la misma. La jornada se cerró con la entrega de un diploma acreditativo de su participación para cada asistente por los propios trabajadores del Centro Especial de Empleo.