El correcto tratamiento de los documentos generados en la actividad diaria empresarial con tres premisas fundamentales: seguridad, calidad del servicio y confidencialidad, fueron las claves para que, hace ya tres años, Red Eléctrica de España confiase a Roncalli CEE la gestión, conservación y acceso a los fondos de su Archivo General. En concreto, la operadora del sistema eléctrico español eligió el servicio de guarda y custodia de su documentación que conllevó el desarrollo de una plataforma en entorno “cloud computing” para que sus trabajadores pudiesen acceder a la información externalizada y solicitarla para su consulta. Además, estos trabajos provocaron la contratación de un archivero para que realizase la gestión en exclusiva de las tareas físicas y de soporte derivadas de los servicios prestados en la propia sede de Red Eléctrica, contribuyendo así a la misión de integración de personal con discapacidad que Roncalli CEE tiene como objetivo.
Ibergrupo Gestión Documental se comprometió a entregar un cuadro general de series documentales, actualizar la base de datos y emitir los correspondientes informes tras llevar a cabo los trabajos de consultoría, expurgo certificado, reorganización y externalización del Archivo General Central de Red Eléctrica, consistente en un fondo de más de 26 mil cajas de archivo definitivo, encargados por la operadora. Hoy, y como parte del proyecto, REE visitó las instalaciones de Roncalli CEE, d
onde se encuentran los 2.000m2 que constituyen el Archivo General de Gestión Documental, con los 30 empleados que participaron en el desarrollo del taller práctico: “El sistema de gestión del Archivo General” Esta formación consistió en una mesa redonda que basó su diálogo en el servicio que presta a toda su empresa el archivo y en la conformación de un equipo que trabaje bajo unas mismas directrices. Se trataron temas como el acceso a los fondos a través de un ERP realizado a medida, cómo realizar búsquedas, solicitudes y transferencias de documentación o la destrucción de la misma. La jornada se cerró con la entrega de un diploma acreditativo de su participación para cada asistente por los propios trabajadores del Centro Especial de Empleo.
