Digitalizar y externalizar los procesos de negocio con mayor carga administrativa puede ser clave a la hora de solucionar una amplia variedad de situaciones en las organizaciones.
Principalmente, implica delegar las funciones administrativas y sus complejidades típicas, abriendo la puerta a acceder a todas las ventajas que esto implica: desde poder centrarse en las tareas de crecimiento estratégico, hasta garantizar unos estándares de calidad en asuntos como seguridad y cumplimiento normativo que, de otro modo, sería difícil de lograr.
A medida que regulaciones como el RGPD complican la gestión correcta de las funciones administrativas, el backoffice se alza como una garantía de profesionalidad y experiencia en la ejecución de todas las áreas de administración. A su vez, externalizar estos recursos puede ser un paso importante en la reducción de costes, ya que se eliminan los gastos asociados a la contratación y capacitación de personal adicional.
Para otras organizaciones, el backoffice llega en un momento en el que necesitan escalar sus funciones administrativas de forma eficiente.
En definitiva, el backoffice es un recurso polivalente que puede interesar a empresas de diversos sectores y en diferentes momentos estratégicos. A su vez, la posibilidad de externalizar los procesos de negocio en un Centro Especial de Empleo permite dar un paso hacia la inclusión y justicia social, a la par que cumplir con la Ley General de Discapacidad. Te lo contamos.
Los servicios de backoffice engloban toda aquella actividad administrativa y de soporte que una empresa realiza para garantizar su funcionamiento eficiente.
La gestión de documentos y archivos, el procesamiento de datos o la gestión de recursos humanos son algunos ejemplos de backoffice. Es decir, servicios que apoyan las operaciones principales de la organización.
De este modo, el backoffice administrativo puede entenderse como el corazón de una organización, encargado de impulsar las operaciones empresariales vitales para el funcionamiento eficiente.
El del trabajo en la “trastienda” o “entre bambalinas” son otras dos imágenes que pueden ayudar a entender qué implica el backoffice administrativo.
A su vez, el backoffice administrativo puede ser desarrollado de manera interna por la misma empresa, o ser externalizado a través de un proveedor externo y especializado, en vistas a optimizar los procesos y reducir los costes vinculados a establecer una backoffice de forma interna.
Los servicios de backoffice de gestión documental se centran en la administración y procesamiento eficiente de documentos e información dentro de una organización. Aquí te explico algunos de los servicios más comunes:
Digitalización de Documentos: Este servicio incluye el escaneo de documentos físicos para convertirlos en archivos digitales. Utiliza tecnologías como el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) para hacer que el texto sea editable y buscable.
Clasificación e Indexación: Los documentos digitalizados se clasifican según su contenido y metadatos. Esto facilita la organización y el acceso rápido a la información.
Almacenamiento Seguro: Los documentos digitalizados se almacenan en sistemas seguros que garantizan su integridad y disponibilidad. Esto puede incluir almacenamiento en la nube o en servidores locales con medidas de seguridad avanzadas.
Automatización de Procesos: La implementación de tecnologías como la Inteligencia Artificial (IA) y la Automatización Robótica de Procesos (RPA) permite automatizar tareas repetitivas, como la entrada de datos y la gestión de flujos de trabajo.
Destrucción de Documentos: Para documentos que ya no son necesarios, se ofrece un servicio de destrucción segura y certificada, asegurando que la información confidencial no pueda ser recuperada.
Consultoría y Optimización de Procesos: Se asesora a las empresas en la optimización de sus procesos de gestión documental, ayudándolas a implementar nuevas tecnologías y mejorar la eficiencia operativa.
Estos servicios ayudan a las empresas a reducir costos, mejorar la eficiencia y asegurar el cumplimiento normativo en la gestión de sus documentos.
Desde la División de DIGITAL DATA de FUNDACIÓN JUAN XXIII llevamos más de una década ofreciendo nuestros servicios de backoffice de gestión documental. Con el foco puesto en la transformación digital de las empresas, nuestros servicios incluyen:
Custodia de archivos, transporte y gestión valijas
Destrucción confidencial certificada
Digitalización masiva OCR
Extracción de datos, estructuración y validación
Inventario y organización de archivos
Soluciones de firma digital, facturación electrónica, homologación de proveedores, on boarding en RRHH, gestión de PRL y formación entre otros, así como la integración de estas soluciones con otros sistemas de gestión del cliente.
Entre nuestras fortalezas destaca nuestra capacidad de diseñar soluciones personalizadas para cada cliente junto con partners tecnológicos. Pero esto no es todo: como Centro Especial de Empleo, contratando nuestros servicios las organizaciones contribuyen a que trabajadores en situación de vulnerabilidad psicosocial cuenten con un trabajo de calidad.
Un paso adelante en lograr un cambio real hacia una sociedad más justa y equitativa, además de una forma efectiva que permite a las organizaciones cumplir con la Ley General de Discapacidad.
Todo ello apoyado en equipos humanos profesionales y altamente especializados, capaces de ayudar a tu empresa a optimizar y externalizar sus procesos y permitiendo a tu organización centrarse en otras actividades de alto valor.