¿Cómo funciona la digitalización de documentos colaborativa entre IA y técnicos de archivo?

La digitalización de documentos lleva un tiempo marcando el ritmo que las empresas son capaces de lograr su transformación digital. Un ritmo que se está revolucionando gracias a la llegada de la IA.

Reducción de los tiempos de digitalización de días a horas, disminución de la tasa de error hasta cifras residuales (0,2%) y retornos de la inversión de menos de un año son solo algunos de sus éxitos operativos. 

Del lado humano y medioambiental, esta digitalización de documentos colaborativa también trae beneficios: por un lado, una reducción del consumo de papel y transforme físico; por el otro lado, la posibilidad de elegir a Fundación Juan XXIII como partner de gestión documental abre la puerta a colaborar en la contratación de personas

en situación de vulnerabilidad psicosocial. Pasos clave que permiten hablar de nuevos modelos en los que la inteligencia artificial aplicada a la empresa es también inclusiva y sostenible.

Desde FUNDACIÓN JUAN XXIII hemos elaborado un caso de estudio descargable para profundizar en cómo externalizar y automatizar la digitalización de documentos de forma colaborativa, uniendo IA y equipos humanos inclusivos. Además, a continuación en este artículo desgranamos las principales implicaciones de este caso de estudio. ¡No te lo pierdas!

¿Cómo amplía la IA las capacidades de las empresas en la digitalización de documentos?

Las primeras soluciones de digitalización de documentos para empresas se basaban en escáneres de alta producción y reconocimiento óptico de caracteres, capaces de reconocer y producir formularios estáticos.

En la actualidad, los servicios de Externalización de Procesos Documentales (DPO) están siendo un terreno fértil en cuanto a la integración de la inteligencia artificial aplicada a la empresa.

Bajo este nuevo paradigma, técnicas de aprendizaje profundo, modelos neuronales convolucionales o transformadores multilingües actúan como aliados clave para los equipos humanos y técnicos de archivo.  El resultado es no solo un proceso más rápido, sino también más preciso.

¿Qué tecnologías basadas en IA están revolucionando la digitalización de documentos?

• Tecnologías de captura inteligente, incluyendo sistemas de escaneado distribuido y aplicaciones móviles para digitalizar documentos in situ. Todo ello mejorado por algoritmos de corrección geométrica, eliminación de ruido y detección de esquinas para garantizar imágenes legibles.

• Sistemas de reconocimiento óptico y de escritura como OCR, ICR y OMR, que mejoran las capacidades de reconocimiento con alto grado de precisión.

• Tecnologías de clasificación automática capaces de aplicar reglas de negocio y flujos de aprobación.

• Extracción semántica de datos para identificación de entidades como número de factura, razón social, fecha de vencimiento… y su normalización.

• Automatización robótica de procesos.

• IA generativa y analítica descriptiva en diversas actividades, desde redactar descripciones a proponer respuestas a reclamaciones o sintetización de cláusulas contractuales.

• Tecnologías para mejorar seguridad y trazabilidad además de garantizar el cumplimiento en privacidad

¿Cuáles son los beneficios de la digitalización de documentos colaborativa entre IA y técnicos humanos?

Acudir a un proveedor de DPO con capacidades técnicas y que implemente la digitalización de documentos asistida por IA implica los siguientes beneficios:

• Mayor agilidad operativa en la digitalización de documentos. El tiempo medio de tramitación (TAT) se reduce de 5 días a pocas horas.

• Ahorros entre un 30% - 60% frente al procesamiento interno convencional.

• Escalabilidad elástica, pudiendo absorber picos estacionales.

• Cumplimiento normativo, con certificaciones ISO 27001, ENS y RGPD integradas en los procesos.

• Disminución de la tasa de error al 0,2%.

• Retorno de la inversión (ROI) inferior a 12 meses en la mayoría de los casos.

• Incremento de la satisfacción del cliente superior al 15%.

• Contribución a la sostenibilidad, reduciéndose la necesidad de consumo de papel y de transporte físico.

¿Qué caso de éxito ilustra los beneficios de la digitalización de documentos colaborativa con IA?

La colaboración entre Leroy Merlin y Fundación Juan XXIII supone un caso de éxito clave para entender el impacto de la digitalización de documentos colaborativa con IA.

Leroy Merlin buscaba transformar sus procesos de digitalización de documentos vinculados al archivo de RRHH, que afectaba a un volumen de 30.000 expedientes en formato papel. Para ello, se debía diseñar un proceso de digitalización masiva, estructurada y trazable, además de integrar esa información dentro del ecosistema digital corporativo. 

Además, la compañía deseaba generar un impacto ambiental y social positivo y medible. Una combinación que les llevó directamente al servicio de Gestión Documental de Fundación Juan XXIII

Desde nuestras capacidades para la digitalización de documentos colaborativa basada en IA, seguimos la siguiente hoja de ruta:

• Consultoría documental, realizando un estudio pormenorizado de las tipologías documentales, los criterios de ordenación y clasificación y la tecnología necesaria para optimizar todos los procesos que seguirían.

• Implementación de digitalización y control de calidad, digitalizando más de 2 millones de documentos correspondientes a unos 14.000 empleados activos.

• Integración de Sistemas de Información que permitirían un acceso inmediato a la documentación ya procesada.

• Centralización del archivo físico, con un traslado y gestión archivística profesional del fondo documental en papel.

Con un tiempo de ejecución menor del acordado (menos de 6 meses), pudimos facilitar los siguientes resultados:

• Una reducción significativa en los tiempos de acceso y gestión de expedientes de RR.HH.

• Mayor trazabilidad 

• Mejores capacidades de cumplimiento legal, incluyendo un mayor control RGPD y LOPDGDD.

• Avance notable hacia la digitalización completa de procesos internos, alineándose con la estrategia de "papel cero".

• Impacto social positivo, mediante la contratación de 12 personas en situación de vulnerabilidad psicosocial, incluyendo tres alumnos del Centro de Formación para el Empleo de la FUNDACIÓN JUAN XXIII, quienes accedieron así a su primera oportunidad laboral.

• Importantes mejoras en torno a la sostenibilidad ambiental, con la disminución de 4.6 toneladas de madera, ahorro de 107.500 litros de agua, reducción de 27.750 kWh de energía y de 2 toneladas equivalentes de CO₂ de huella de carbono

Un proyecto ambicioso cuyos resultados hablan directamente de cómo el modelo de digitalización de documentos de FUNDACIÓN JUAN XXIII es capaz de alinear excelencia operativa con inclusión social y sostenibilidad, aportando un diferenciador ESG tangible.