Cómo la gestión documental mejora las operaciones de tu empresa

La gestión documental debería entenderse como una de las mejores opciones para las empresas que buscan mejorar su eficiencia operativa. A fin de cuentas, el tiempo empleado en gestión de documentos (búsqueda manual, introducción de datos, capacidades de gestión de acuerdo al RGPD…) es tiempo que no se dedica al negocio principal, con las pérdidas en productividad que esto conlleva.

En este sentido, los servicios de gestión documental permiten simplificar procesos y delegar en expertos estas tareas. Se sientan así pilares importantísimos para garantizar que estas tareas se realizan de forma correcta y liberando a los equipos humanos de la empresa para centrarse en su especialidad. Lo analizamos.

Qué es la gestión documental

El término gestión documental se define como el conjunto de prácticas cuyo objetivo es administrar de forma correcta los documentos de una empresa. 

Se enmarcan, por tanto, aquí, la generación de documentos, su almacenaje, recuperación y destrucción. Todo ello atendiendo a las mejores prácticas, incluyendo los requisitos relativos a la protección de datos de acuerdo al RGPD.

Por qué una gestión documental adecuada es importante

Abordamos primero algunos de los principales problemas que se derivan de no contar con una gestión documental sistematizada:

• La recuperación de documentos manual se complica y provoca pérdidas en productividad notables. El acceso rápido y sin dificultades a la documentación es una de las principales necesidades de los empleados, por lo que debe estar apoyado en un proceso de gestión documental adecuado.

• Acumulación excesiva de documentos, en caso de no contar con políticas claras sobre archivado o eliminación de datos.

• Problemas para encontrar el espacio físico adecuado para archivar los documentos, o incremento de costes derivados de un almacenamiento ineficiente.

• Dificultad a la hora de abordar procesos de auditorías o análisis que requieren de documentación.

• Complejidad en el cumplimiento del RGPD, que requiere de las organizaciones una total visibilidad sobre su gestión documental y capacidades respecto a tareas como el registro de las actividades de tratamiento, gestiones del consentimiento, controles de acceso a los datos, y gestión del acceso, rectificación y supresión de datos, entre otras.

• Al no contar con protocolos específicos, a menudo la seguridad de los documentos queda comprometida. Con una seguridad deficiente, los documentos pueden quedar sujetos a pérdida, destrucción en un accidente, accesos indebidos… 

En resumen, la gestión documental se encarga de garantizar eficacia y productividad a la hora de recuperar documentos, a la par que mantiene su seguridad e integridad. Esto es vital, igualmente, para garantizar el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos, cuyas sanciones pueden alcanzar cifras millonarias.

En este sentido, los beneficios de una gestión documental adecuada son, en un vistazo:

• Mejoras en eficiencia en el proceso de recuperación y acceso a documentos

• Optimización del espacio en el lugar de trabajo, ya que el espacio para el almacenamiento se reduce o elimina (en caso de delegar en servicios que ofrecen almacenamiento)

• Garantías de seguridad y conservación de los documentos, que quedan almacenados bajo las mejores prácticas 

• Asegura el cumplimiento normativo, evitando posibles sanciones vinculadas al RGPD

• Fomento a una transformación digital de los procesos de gestión documental correcta y garantizando las mejores prácticas de seguridad

 ¿Qué incluyen los servicios de gestión documental?

Desde nuestra experiencia como proveedores de servicios de gestión documental, en FUNDACIÓN JUAN XXIII a continuación describimos nuestras principales tareas: 

• Backoffice documental. Nos ocupamos de todos los procesos vinculados a la recepción, clasificación, almacenamiento, organización y recuperación, además de la gestión de todo el ciclo de vida del documento, incluyendo su destrucción confidencial certificada. Para ello, implementamos un sistema de Cloud Computing seguro desde el que los empleados acceden a los documentos las 24 horas del día y desde cualquier punto, además de contar con soporte técnico.

Nuestro servicio de inventario está especializado en catalogar y organizar archivos, de modo que se facilita la recuperación de documentos.

• Custodia de archivos y gestión valijas. Servicio de almacenamiento y transporte seguro de documentos, que garantiza la integridad de los documentos y un acceso seguro cuando se requiere.

• Digitalización y data entry. Los documentos en papel quedan digitalizados para garantizar su seguridad y disponibilidad.

• Grabación de datos. Incluye la gestión, grabación y depuración de las bases de datos de la organización, además de creación de ficheros digitales.

• Expurgo. Capacidad de gestionar la destrucción confidencial y certificada de los documentos siguiendo las leyes de protección de datos y a la Norma DIN 32.757.

• Consultoría documental. Apoyamos a la empresa en el diseño de una solución de gestión documental a medida, que permita ahorrar en costes administrativos a la par que garantizar la seguridad de los documentos. 

Por qué contar con FUNDACIÓN JUAN XXIII: gestión documental profesional e inclusiva que cumple con la Ley General de Discapacidad

A grandes rasgos, acabamos de describir los servicios de gestión documental ofrecidos por FUNDACIÓN JUAN XXIII. Una atención integral a los procesos de gestión documental que pone en marcha soluciones capaces de transformar procesos y multiplican la productividad.  

Con más de 10 años de experiencia, nuestros servicios de gestión documental ya se han ocupado de: 

• 235.800 Kg de papel destruido de forma certificada 
• 160.985 expedientes digitalizados 
• 6.326 horas de Inventario documental 
• Más de 1 millón de datos verificados
• 313.871 Documentos integrados

Pero hay más: como Centro Especial de Empleo, la contratación de nuestros servicios de gestión documental se adapta a las políticas de Responsabilidad Social Corporativa y suponen una vía para el cumplimiento de la Ley General de Discapacidad. 

De este modo, deletar en FUNDACIÓN JUAN XXIII la gestión documental implica no solo mejoras en eficiencia y productividad, sino un paso adelante en mejorar el impacto social de tu organización. ¡Conoce más sobre nuestros servicios de gestión documental y da el paso!