Una empresa funciona como un sistema. Dentro de ella, tienen lugar un conjunto de procesos encadenados y secuenciales que buscan lograr cierto objetivo. Entre estos pasos encadenados, se producirá un flujo de documentos, tanto internos como externos, que pasarán por manos de diversas personas y departamentos.
El control de procesos permite que las organizaciones puedan crecer de manera productiva y estar mejor preparadas para atender las necesidades de los clientes, así como enfrentar la gran competitividad impuesta por el mercado actual.
La digitalización es una herramienta clave para poder controlar los procesos de este sistema, optimizarlos y asegurarlos contra la pérdida de información.
Control de procesos y digitalización
El control de procesos documentales te brinda la posibilidad de reducir el coste de las operaciones, mejorar el uso de los recursos y evitar acciones innecesarias (como que dos empleados realicen una acción por duplicado).
Para lograrlo, es fundamental llevar a cabo un proceso de digitalización que permita la creación, revisión, modificación, emisión y distribución de los documentos mediante medios digitales. Esto permite que la información sea accesible desde cualquier lugar, algo que sin duda mejora la productividad de la empresa y reduce el riesgo de pérdida de la información.
La digitalización también previene tareas superfluas o innecesarias relacionadas con el manejo de la información. Por ejemplo, se evitaría que haya varias copias de un mismo documento en circulación y que las actualizaciones del documento tengan que aplicarse sobre todas ellas.
En definitiva, garantiza la disponibilidad de la información actualizada, relevante y pertinente.
Ventajas de la digitalización de documentos en el control de procesos
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Agiliza el flujo de trabajo y las operaciones en la organización, ya que los empleados podrán acceder de forma inmediata a todos los documentos que requieran para realizar sus labores.
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Facilita el trabajo a distancia.
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Facilita el trabajo colaborativo (varias personas pueden acceder a la misma información al mismo tiempo).
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Ahorra tiempo (se localiza más rápido los documentos) y costes (en cuanto a su gestión y almacenamiento).
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Minimiza la duplicidad de información.
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Incrementa la seguridad de acceso a los documentos.
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Evita la pérdida de información gracias a las copias de seguridad.
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Ayuda a determinar las necesidades y los baches vinculados al manejo de la información.
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En conclusión, la digitalización documental garantiza un manejo adecuado de grandes volúmenes de información manteniéndola organizada.
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¿Qué necesito para la digitalización de documentos?
En primer lugar, para digitalizar la gestión documental necesitarás implantar un sistema de información cloud computing que actúe a modo de backoffice documental y que permita organizar la información y distribuirla de manera adecuada y segura entre los trabajadores.
Una vez el backoffice esté organizado, debe iniciarse una digitalización masiva para que la información relevante que estaba en formato papel esté archivada de forma segura en la nube y pueda actualizarse cuando sea necesario. Aquí se hace necesario echar mano de un software OCR u Optical Character Recognition, un sistema que permite el reconocimiento óptico de los caracteres que pueden contener una imagen (documento escaneado o fotografía) de tal manera que estos se vuelven reconocibles para un ordenador y, por lo tanto, se obtenga un archivo con datos en formato editable.
Según las necesidades de la empresa, pueden ser necesarios otros servicios, como la digitalización de sus bases de datos o el expurgo (destrucción confidencial y certificada) de la documentación en papel.
Empieza a controlar los procesos
Hoy más que nunca, las organizaciones están apostando por digitalizar sus procesos para hacerlos más eficientes e incrementar su productividad.
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Asimismo, disponemos de la maquinaria y la tecnología más avanzada que nos permiten ofrecer las soluciones más eficientes: escáneres de alta producción, software OCR, sistemas de Gestión Documental Cloud Computing, software de gestión de bases de datos o sistemas de firma electrónica, entre otros.
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