Oficina sin papel: ventajas durante la pandemia

Una oficina sin papel ofrece beneficios que van más allá de la reducción de costes y la disminución del impacto ambiental. También tiene muchas ventajas a nivel organizacional, algunas de las cuales se hacen más evidentes ahora que la pandemia de COVID-19 ha trastocado las dinámicas de trabajo de muchas empresas. 

Por eso, en este post hablaremos de las ventajas de una oficina sin papel, centrándonos en las particularidades de este nuevo escenario.

Oficina sin papel en la nueva normalidad: ¿Cuáles son sus beneficios?

Las empresas que están enfrentando de manera más positiva la crisis sanitaria son aquellas que han decidido apostar por la digitalización de todos sus procesos de gestión documental. Estos son los motivos por lo que convertirse en una oficina sin papel es una ventaja competitiva, ahora más que nunca.

• • Facilita el acceso a la documentación, desde cualquier lugar. Con el auge del teletrabajo y las limitaciones de movilidad urge que la documentación que puedan necesitar los empleados sea accesible para todos, desde cualquier ubicación, y esto solo es posible mediante medios electrónicos. Las oficinas que se apoyaban demasiado en el papel han tenido muchos problemas para poder teletrabajar eficientemente, dado que sus trabajadores se encuentran frecuentemente con barreras de acceso a una documentación que solo se encuentra en la oficina. Con la digitalización, podrán acceder desde cualquier lugar, a cualquier hora.

  • Incrementa la eficiencia en la gestión documental. La gestión documental digital resulta mucho más rápida que la gestión documental en papel. Agiliza la búsqueda de documentos, con lo que se pierde menos tiempo que buceando entre un archivo,  y permite que varias personas puedan consultar el documento a la vez. También facilita la comunicación entre trabajadores, que se pueden enviar documentos unos a otros con mayor celeridad. Así, aumenta la productividad del equipo.

  • Disminuye el riesgo de contagio. Aun cuando los trabajadores de las oficinas acuden a trabajar presencialmente, es importante reducir al máximo los contactos entre ellos. En este sentido, se recomienda evitar que los empleados compartan objetos, dado que el virus puede permanecer sobre ellos y hacer que otra persona se infecte al tocar la superficie contaminada y llevarse las manos a los ojos, la nariz o la boca. Eliminando elementos físicos (como el papel), reducimos la posibilidad de este tipo de contagio: mediante la digitalización, los trabajadores podrán ver la documentación en sus propios ordenadores personales, sin necesidad de tocar nada más.

  • Mejora la seguridad. Uno de los principales miedos de cualquier empresa es que un documento importante se pierda. Una oficina sin papel no solo no pone en jaque la seguridad, sino que la incrementa, eliminando el riesgo de que un documento desaparezca sin dejar rastro. Con la digitalización, los documentos estarán más seguros que nunca. Puede articularse un sistema de permisos que ejerza de guardián sobre quién puede y quién no acceder a la información, con copias de seguridad que garanticen la integridad de los documentos. De este modo, la información no se pierde y es inaccesible a terceros.

  • Mejora la experiencia del cliente. Con una oficina sin papel no solo se eliminan barreras internas, también se eliminan barreras para los clientes, que evitan desplazamientos y pueden relacionarse con la empresa telemáticamente. Por eso, es recomendable instaurar soluciones como la firma electrónica, que permiten realizar una gran cantidad de trámites, cerrar acuerdos o firmar contratos con total seguridad.

Claves para una oficina sin papel

• • Define una estrategia. Valora qué información quieres digitalizar, cómo la quieres organizar y qué documentos tienen prioridad para poder empezar a trabajar sin papel cuanto antes.

  • Establece objetivos. Fija unas metas viables, es decir, que sean medibles, realistas y asequibles dentro un periodo de tiempo determinado. Por ejemplo, que todos los contratos de compra-venta estén en la nube en un mes, o reducir en un 20% el volumen del archivo antes de final de año.

  • Haz un presupuesto. Analiza qué necesitas y con cuánto dinero cuentas para ello. 

  • Busca soluciones. Dota a tu personal de los equipos y programas necesarios para llevar a cabo la digitalización y el archivo de los documentos. Déjate asesorar por una compañía especialista que identifique las soluciones más prácticas para tu caso particular: no todas las empresas necesitan lo mismo.

  • Forma a los empleados. Una digitalización no será exitosa si no se tiene en cuenta el factor humano. Por eso, dedica el tiempo necesario a que tus empleados aprendan a usar las herramientas de la manera más eficiente. 

¿Qué pasa con los documentos en papel que ya tenía la empresa?

Algunos de ellos pueden digitalizarse y después expurgarse (una destrucción confidencial de la documentación, de acuerdo a ciertos requisitos medioambientales y de protección de datos), pero hay alguna documentación que es importante conservar, por si las autoridades la requieren (por ejemplo, en una inspección rutinaria). 

Por eso, antes de expurgar algunas tipologías de documentos, conviene revisar los plazos de vigencia y de conservación de los documentos que establecen las normativas. Una vez cumplidos los estos plazos de seguridad, los documentos en papel ya se podrían destruir.

El camino hacia una oficina sin papel es un proceso, y si bien conseguir una oficina 100% libre de papel  en unas semanas es una utopía, mediante la digitalización y la transformación de las rutinas de trabajo puede lograrse una reducción muy considerable del papel en muy poco tiempo.

Oficina sin papel: ¿por dónde empiezo?

Si te has decidido a conseguir una oficina sin papel y necesitas ayuda con la gestión documental, en FUNDACIÓN JUAN XXIII, podemos ofrecerte servicios documentales y BPO adaptados a las necesidades de tu empresa.

Estamos capacitados para brindar servicios de asesoría de transformación digital. Podemos encargarnos de forma integral de implantar un sistema de backoffice documental y la gestión de este, controlando la vigencia de los documentos y manteniendo un sistema de información cloud computing que permita el acceso las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

También podemos encargarnos de la grabación de datos, la gestión y custodia de los datos, el expurgo de la documentación y, en definitiva, cualquier parte del proceso de transformación digital de la empresa, acompañándola y apoyándola en el proceso, para que así puedas empezar a aprovechar las ventajas que ofrece una oficina sin papel cuanto antes.

Además de conseguir más eficiencia y productividad en tu oficina, contando con los servicios documentales de la Fundación también contribuirás a generar empleo de calidad para personas con discapacidad y tendrás la posibilidad de cumplir con la Ley General de Discapacidad. Contáctanos y nos pondremos en marcha.