La firma digital o electrónica es una herramienta cada vez más demandada por las empresas. En un panorama en el que las gestiones telemáticas y la digitalización están a la orden del día, es más importante que nunca conocer los distintos tipos de firma digital que existen. Los tipos de firma digital están regulados en el Reglamento (UE) Nº 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de julio de 2014. Según su sofisticación y nivel de seguridad, se clasifican en:
1. Firma electrónica simple
De los tres tipos de firma digital, es el que tiene un menor nivel de seguridad. Se realiza con los datos en formato electrónico que se asocian de manera lógica a otros datos electrónicos (por ejemplo, un usuario y contraseña) que utiliza el firmante para firmar.
La firma electrónica simple no deja evidencia de quién ha sido realmente el firmante, por lo que no llega a ser equivalente a una firma manuscrita (en el caso de un juicio, podría ser necesario aportar pruebas complementarias). Por lo tanto, se recomienda para casos de bajo riesgo, como actas de reuniones, confirmaciones de lectura de documentos, gestión de vacaciones, hojas de tiempo o cuando existe una situación ‘cara a cara’ que permita identificar al firmante.
2. Firma electrónica avanzada
La firma electrónica avanzada va un paso más allá en seguridad y ya permite identificar al firmante, de forma inequívoca.
Puede realizarse con diferentes tecnologías, como por ejemplo firmas biométricas o los certificados digitales, es decir, con datos que están bajo el control exclusivo del firmante.
Además, este tipo de firma digital asegura que los datos del documento no han sido manipulados o modificados con posterioridad (es decir, garantiza la integridad del documento), por lo que tiene más garantías legales.
La firma electrónica avanzada se recomienda para procesos de alto riesgo (como contratos o acuerdos), ya que es una evidencia jurídica admisible como prueba en un juicio.
3. Firma electrónica cualificada
La firma electrónica cualificada es considerada equivalente a la firma manuscrita y es la que ofrece más garantías legales. También es la indicada para las relaciones con la administración pública, como Hacienda o la Seguridad Social.
La parte negativa es que este tipo de firma electrónica requiere de un certificado cualificado de firma electrónica (DNIe) y de un dispositivo seguro de creación de firma cualificado, lo que entorpece el procedimiento. Por tanto, su uso suele quedar más restringido a las relaciones con la administración y esta firma es poco usada cuando la empresa debe trabajar con firmas digitales de forma muy frecuente.
4. Soluciones de firma digital para empresas
A la hora de implementar la firma digital en la empresa, es esencial hacer un estudio que determine qué tipos de firma digital van a ser necesarios, qué departamentos la van a utilizar y cómo van a ser los flujos de trabajo.
En el servicio de Digital Data de FUNDACIÓN JUAN XXIII podemos implementar la firma digital en organizaciones y empresas de la mano SignBox, una herramienta desarrollada por Factum que facilita el intercambio y el firmado de documentos desde una aplicación web o móvil.
La interfaz de esta herramienta se puede personalizar para que se adapte perfectamente a las características de cada organización (roles, flujos de trabajo, notificaciones, revisiones…), algo especialmente útil cuando la firma de documentos es frecuente.
Contando con el servicio de Digital Data de la Fundación podrás mejorar la eficiencia de tu empresa, pero puedes lograr mucho más: también estarás contribuyendo a abrir las puertas del mercado laboral a personas con discapacidad.
De este modo, puedes cumplir con la Ley General de Discapacidad y reforzar las políticas de Responsabilidad Social Corporativa de tu empresa a la vez que mejoras la productividad.
