7 acciones para asegurar la protección de datos en una empresa

La protección de datos en una empresa es una de las facetas más importantes para la supervivencia de la misma y, sin embargo, en ocasiones es de las más ignoradas. La digitalización de las empresas, empujada por el teletrabajo y la pandemia, no ha ido de la mano de medidas que protejan los datos almacenados de forma digital. Pero los ataques informáticos de robo o secuestro de datos están a la orden del día: en España se produjeron 40.000 ciberataques al día en el último año.

Según el estudio de Google ‘Panorama actual de la ciberseguridad en España’, el 99,8% del tejido empresarial español no se considera un objetivo atractivo para un ciberataque. La falta de medidas provoca que casi 3 millones de empresas en España estén poco o nada protegidas contra los hackers y los robos de datos.

Teniendo en cuenta que el 60% de las pymes que son víctimas de ciberataques desaparece en los seis meses posteriores al incidente, muchas veces debido al coste del ataque, implementar medidas para asegurar la protección de datos en una empresa, como las que te comentamos a continuación, es más urgente que nunca.

Medidas para la protección de datos en la empresa

1. Identificación electrónica de usuarios

Permite verificar con seguridad quién es la persona que está accediendo a determinado documento o sitio web. De este modo, permite asegurar que sea la persona adecuada y que nadie más tenga acceso. 

2. Firma digital

Además de facilitar los procesos de la empresa, fundamentalmente los del departamento de Recursos Humanos, identifica al firmante de manera inequívoca y asegura la integridad del documento firmado. En documentos como contratos, pólizas u otros acuerdos, la firma digital permite dar seguridad jurídica y evita que los documentos firmados se pierdan.

3. Sello de tiempo

El sello de tiempo sirve para probar que un conjunto de datos existió en cierto momento y que los datos no han sido alterados posteriormente. Se usa para garantizar trámites administrativos o transacciones que tienen un límite de tiempo concreto.

4. Custodia de archivos

La custodia de archivos o de documentos consiste en guardar o proteger los datos de la empresa en un archivo protegido, que se sitúa en un lugar seguro y de acceso restringido.

Los documentos deben estar en formato físico (normalmente papel, pero también en formatos como memorias USB). Se usa para proteger datos de importancia para la empresa y documentos que, por posibles inspecciones o demandas de la Administración, deben guardarse durante cierto período. Cuando ya no se necesitan los documentos, suele recurrirse al expurgo o destrucción certificada. 

5. Monitorización y vigilancia de riesgos

En este caso se trata de un servicio que detecta vulnerabilidades de seguridad y posibles sustracciones de información publicadas en la Deep Web, como datos sensibles de empleados, contraseñas, documentos de negocio y otra información confidencial.

6. Gestor documental

Este sistema integra diferentes funcionalidades, como la creación, clasificación y firma de documentos. También permite establecer diferentes roles y permisos (copia, edición, lectura...) para los empleados. En conjunto con la digitalización OCR (reconocimiento óptico de caracteres) es una herramienta fundamental para mejorar la organización documental, el acceso a los recursos y crear flujos de trabajos más eficientes.

7. Copias de seguridad en la nube

Las copias de seguridad en la nube son esenciales para la protección de datos de una empresa, no solo frente a ciberataques, sino también frente a posibles incendios o inundaciones en la sede corporativa. Los gestores documentales permiten establecer una periodicidad de las copias de seguridad para, en caso de pérdida, minimizar el daño.

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Contamos con más de una década de experiencia, con los recursos tecnológicos necesarios y con instalaciones específicamente diseñadas para gestionar y tratar la documentación, ya sea física o digital, con total confidencialidad y seguridad. ¿Hablamos?