Expurgo de documentos: ¿Qué es y dónde subcontratarlo?

¿Tu empresa tiene una pila de papeles que ya no son necesarios y no sabe qué hacer con ellos? El expurgo de documentos es una destrucción certificada de documentos o archivos que pone solución a este problema.

Pero el expurgo no se puede hacer a la ligera: deben seguirse ciertas normas que están tipificadas en la ley. Por eso, muchas empresas prefieren subcontratar este servicio y dejarlo en manos de expertos que, además de poseer los equipos apropiados para la destrucción de documentos, seguirán la normativa vigente al pie de la letra.

¿Por qué es necesario el expurgo?

Una empresa no puede coger los documentos que quiere eliminar y tirarlos, sin más, a la basura, dado que pondría en riesgo infinidad de datos personales y financieros.

Además, la destrucción irregular de documentos también puede acarrear multas y sanciones. Por ello, la empresa debe tener claro qué documentos puede destruir y cuáles no, porque todavía están vigentes o porque debe conservarlos durante cierto tiempo.

La selección de documentos a destruir debe realizarse respetando siempre el periodo de conservación de cada documento, que puede ir de 3 a 10 años, dependiendo de la normativa legal que se aplique.

Vencidos estos plazos, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) obliga a la destrucción de los documentos de forma segura, para salvaguardar así datos personales, tanto de trabajadores como de clientes o proveedores. Esto se lleva a cabo mediante el expurgo. 

El expurgo de documentos también es un paso fundamental en el proceso de transformación digital de una empresa y en el camino hacia conseguir una oficina sin papel, ya que, tras la digitalización de la documentación, parte de ella puede ser destruida para liberar espacio de almacenamiento.

¿En qué consiste el expurgo de documentos?

El expurgo de documentos consta de varias fases:

1. 1. Análisis y selección de archivos y documentos de la empresa que ya no son de utilidad o que, por ley, tienen que ser destruidos.

   2. Entrega de los documentos a la empresa encargada del expurgo.

   3. Custodia de los documentos hasta que son destruidos (normalmente se guardan en un contenedor con cierre de seguridad).

   4. Destrucción de la documentación.

   5. Emisión de un certificado de destrucción de documentos, que garantiza que todo el proceso se ha realizado de acuerdo a la ley.

   6. Gestión de los residuos resultantes, de acuerdo a las normativas medioambientales. 

¿Dónde puedes subcontratar el expurgo de documentos?

En el servicio de Digital Data de FUNDACIÓN JUAN XXIII destruimos los documentos con total confidencialidad, tal y como establece la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal y la Norma DIN 32.757. 

Además, podemos encargarnos de verificar la caducidad de tus documentos y de todo tipo de servicios adicionales relacionados con la información de tu empresa:

• • Soluciones digitales.

  • Gestión documental y externalización de archivos.

  • Consultoría.

  • Digitalización y data entry.

  • Servicios de back office.

Ofrecemos soluciones personalizadas para las necesidades de cada cliente y contamos con más de 10 años de experiencia cubriendo procesos de digitalización y gestión documental que usan el almacenamiento en la nube para garantizar la accesibilidad y la seguridad de la información digital de la empresa.

Pero, además, aportamos un valor social que nos hace únicos:

1. 1. Permitimos a las empresas cumplir con la Ley General de Discapacidad, ya que operamos como Centro Especial de Empleo.

   2. Ayudamos a reforzar las políticas de Responsabilidad Social Corporativa de las empresas y su compromiso con la inclusión.

   3. Se trata de un servicio con carácter solidario y de una apuesta por transformar la vida de muchas personas con necesidades de apoyo, como las personas con discapacidad intelectual.

   4. Este servicio ayuda a las empresas a cumplir con varios ODS (Objetivos de Desarrollo Sostenible), como el ODS 5 (igualdad de género), ODS 8 (trabajo decente y crecimiento económico), ODS  10 (resolución de las desigualdades), ODS 12 (producción y consumo responsables), ODS 13 (acción por el clima) y ODS 14 (alianzas para lograr los objetivos). 

Contáctanos y planearemos juntos las soluciones más prácticas para la gestión de la documentación y la información de tu empresa.