Los plazos de conservación de documentos contables de una empresa pueden convertirse en un dolor de cabeza para muchos, sobre todo cuando se necesita espacio para nuevos documentos.

¿Sabes durante cuánto tiempo deben conservarse? La respuesta depende del tipo de documento contable y de los plazos que estipula la ley para cada uno de ellos. Pero el principal motivo para no deshacerse precipitadamente de documentos es que estos pueden ser exigidos por la Administración en un futuro.

Plazos de conservación según el tipo de documento contable

Existen diversas normas en cuanto a los tiempos de conservación, dependiendo si los documentos son mercantiles, fiscales, facturas o de otro tipo. Pero la más importante la conforma el artículo 30 del Código de Comercio, que indica que “los empresarios deberán conservar libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales”.

• • Documentos mercantiles. Se trata de los libros de contabilidad, correspondencia, documentación sobre la empresa y otros justificantes que hagan referencia al ámbito mercantil. El Código de Comercio establece un plazo obligatorio para conservarlos de unos 6 años.

  • Documentos fiscales. Son los documentos referentes a impuestos y declaraciones. La normativa fiscal indica que tienen que conservarse durante 4 años desde el momento que se presentan a la administración correspondiente. Pero, en el caso de que se presenten pérdidas o deducciones, el plazo aumenta hasta los 10 años.

  • Facturas. La Ley General Tributaria establece que todas las empresas tienen que conservar las facturas o los documentos equivalentes durante un plazo de 4 años.

  • Otros Documentos. La mayoría de los documentos relativos a relaciones laborales deben conservarse durante 4 años. Aquellos referentes a infracciones de índole laboral se conservarán durante 3 años y los relativos a prevención de riesgos laborales a efectos de infracción deben conservarse durante 5 años. Por otro lado, los sujetos obligados en la Ley de Prevención de Blanqueo de Capitales (entidades de crédito, casinos, comercializadores de antigüedades, contables, empresas de seguros, auditores de cuentas, empresas de inversión, entre otros) deben conservar la documentación en la que se formaliza el cumplimiento de las obligaciones establecidas por la ley durante 10 años.

A continuación, resumimos esta información en una pequeña guía que puede orientarte sobre los tiempos para conservar documentos contables:

¿Qué otros documentos debo conservar?

Existen otro tipo de documentos que las empresas deben conservar durante cierto tiempo debido a las obligaciones que pueden emanar de ellos, pero cuyos periodos de conservación no se especifican directamente en las leyes. Algunos de ellos, son:

• • Documentos sobre préstamos. Se conservan hasta que sean devueltos o cancelados.

  • Documentos sobre el inmovilizado. Se guardan hasta que sea amortizado o vendido.

  • Documentos sobre bienes de inversión. Se deben conservar hasta que se cumpla el plazo de regularización del IVA, que es de 9 años para terrenos y edificaciones.

  • Documentos de garantías. Se guardan hasta que se hayan cancelado.

¿Qué hacer con los documentos cuando vencen los plazos?

Para esto la ley es muy clara, los documentos deben ser destruidos de manera segura y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) obliga a  establecer una fecha de destrucción de los documentos que contienen datos de carácter personal de clientes, trabajadores o proveedores. Además, la empresa debe ser capaz de destruir de forma segura los datos personales que acumula, a petición del individuo en cuestión.

En FUNDACIÓN JUAN XXIII podemos ofrecerte asesoría sobre la gestión digital de documentos, que puede ser una solución eficaz para gestionar grandes volúmenes de documentos de todo tipo y clasificarlos correctamente para que sean fácilmente localizables, sin comprometer su seguridad.

Además, al contratar los servicios de FUNDACIÓN JUAN XXIII podemos ayudarte a cumplir con la Ley General de Discapacidad y con las políticas de RSC de tu empresa, ya que contribuirás a la creación de empleo de calidad para personas con discapacidad. ¡Deja tus documentos en las mejores manos!