¿Cómo aplicar la firma digital con validez legal?

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La firma digital ofrece multitud de posibilidades y facilidades a las empresas, especialmente en el área de los Recursos Humanos y para el cumplimiento de las normativas de privacidad y protección de datos. Sin embargo, muchas personas todavía tienen dudas sobre si la firma digital tiene validez legal o sobre qué tipo de firma digital deben aplicar para que tenga validez jurídica.

 

Lo cierto es que incluso la firma digital más simple tendría implicaciones legales y se consideraría como una prueba válida durante un juicio. No obstante, no todas las firmas digitales son iguales y algunos tipos de firma requerirían aportar pruebas adicionales.

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Tipos de firmas digitales: ¿todas tienen validez legal?

El Sistema europeo de reconocimiento de identidades electrónicas (reglamento eIDAS) distingue varios tipos de firmas digitales, en función de tres elementos: el nivel de seguridad, la capacidad de identificar al firmante y la capacidad de garantizar la integridad del documento (es decir, que no ha sido modificado):

 

1. Firma digital simple.

La firma electrónica simple no está definida específicamente en el Reglamento europeo eIDAS, pero se utiliza para agrupar todas las firmas que no responden a los requisitos de la firma digital avanzada o cualificada. No registra la evidencia de quién ha sido realmente el firmante, por lo que se recomienda para casos de bajo riesgo, como actas de reuniones, confirmaciones de lectura de documentos, gestión de vacaciones o cuando existe una situación ‘cara a cara’ que permita identificar al firmante.

 

2. Firma digital avanzada.

Va más allá de la firma simple, ya que permite identificar al firmante, de forma inequívoca, y garantiza la integridad del documento.  Se recomienda para procesos como contratos laborales o acuerdos.

 

3. Firma digital cualificada.

Es la que otorga más nivel de seguridad. Aporta una validez jurídica con un nivel de legitimidad incluso superior a la firma tradicional manuscrita. Es la más complicada, pero también recomendada para procesos de alto riesgo o internacionales

 

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¿Qué firma digital tiene más validez legal?

Como hemos dicho antes, los tres tipos de firmas digitales tienen implicaciones legales, pero la firma digital cualificada no necesitaría de ningún tipo de prueba pericial adicional ante un tribunal, en caso de conflicto. Se considera una evidencia totalmente válida ante la ley y con el mayor nivel de legitimidad, originalidad e inviolabilidad exigible.

No obstante, los otros dos tipos de firmas también tienen implicaciones legales. De hecho, el Reglamento eIDAs establece en su artículo 25 que “no se denegarán efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales a una firma electrónica por el mero hecho de ser una firma electrónica o porque no cumpla los requisitos de la firma electrónica cualificada”. 

Por otro lado, una firma digital cualificada hecha con un certificado cualificado emitido por cualquier prestador de servicios de un país miembro de la Unión Europea se reconoce como firma cualificada en todos los estados de la UE, con todos sus efectos jurídicos.

En definitiva, todas las firmas digitales son válidas a efectos legales pero, en caso de disputa legal, mientras la firma digital cualificada tiene plenos efectos y validez, las firmas digitales avanzadas o simples deben ser complementadas con otras pruebas ante un Tribunal o una Administración pública.

En todo caso, se trata de sistemas seguros y eficientes que pueden ahorrar tiempo y costes a las empresas. Usar un tipo de firma u otro dependerá del riesgo del proceso.

 

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