Hoy en día, con los avances tecnológicos, las empresas generan y almacenan más y más datos. Esto es positivo, porque permite a las compañías ser más ágiles, eficientes y tomar decisiones informadas, pero también tiene un reverso negativo: la necesidad de gestionar y proteger los datos y la inversión que esto supone a nivel de personal.
En este post te vamos a explicar cómo reforzar y garantizar la seguridad de datos en una empresa por medio de servicios BPO (Business Process Outsourcing).
¿Por qué es necesario asegurar los datos de una empresa?
La gestión de datos de una empresa no es una tarea fácil: lleva tiempo y tiene que ser consecuente y segura:
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Debe garantizarse que los datos son accesibles para aquellos trabajadores que lo necesiten.
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Deben estar protegidos para evitar alteraciones (voluntarias o involuntarias) y robos de datos con origen tanto dentro como fuera de la empresa.
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Deben destruirse conforme a la norma y cuando sea necesario
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Y es que no debemos olvidar que el sistema de la compañía tiene que ser a prueba de ciberataques: los datos de las empresas son objeto constante de ataques por parte de hackers que usan la información robada para delinquir o a modo de rehén en un secuestro, exigiendo a la empresa una suma económica para su liberación.
Por ello, actualmente muchas empresas recurren a la externalización de algunas de sus tareas, contratando empresas que se encarguen de la protección de sus datos y sus documentos de una manera mucho más segura de lo que podrían hacerlo ellas mismas y a un coste menor.
Estos servicios pueden encargarse de digitalizar los documentos, usando para ello tecnología punta tanto en materia de seguridad como de reconocimiento óptico de caracteres (software OCR, por Optical Character Recognition) que identifica automáticamente símbolos y caracteres para luego almacenar la información en el formato deseado.
Seguridad de datos físicos y digitales
Para prevenir el posible deterioro de documentos, extravío o pérdida, la mejor solución es digitalizar todos los datos y documentos de la empresa. Esto también te proporciona una forma mucho más sencilla de acceder a los documentos y de actualizarlos.
Cuando las empresas necesitan conservar en formato físico algunos documentos, profesionales cualificados pueden encargarse de digitalizar los documentos, archivar los originales y resguardados hasta el fin del periodo de conservación que establece la normativa (que varía según la naturaleza del documento).
Así, se logra garantizar la seguridad de datos en la documentación física y en la digital, siempre manteniendo el acceso a aquellas personas que lo necesiten mediante un sistema de permisos.
Finalmente, cuando se ha cumplido el plazo establecido para la conservación, las empresas pueden optar por el expurgo, una destrucción de documentos certificada que asegura el cumplimiento del Reglamento de Protección de Datos y evita así las grandes sanciones a las que puede exponerse una empresa si no garantiza la seguridad de datos.
Servicios profesionales de gestión documental
Las empresas que ofrecen servicios de gestión documental cuentan con personal altamente calificado en el manejo de documentos y datos.
En FUNDACIÓN JUAN XXIII nos encargamos de forma integral del proceso que te permitirá la digitalización o la externalización de tus archivos y su gestión diaria.
Los servicios de gestión documental que ofrecemos en FUNDACIÓN JUAN XXIII no sólo reforzarán y garantizarán la seguridad de los datos de tu empresa, sino que te ayudarán a cumplir con la Ley General de Discapacidad, ya que funcionamos con un Centro Especial de Empleo.
Así, el beneficio es triple: garantizas la seguridad de datos y documentos en tu empresa, cumples con la Ley General de Discapacidad y apoyas el derecho de las personas con discapacidad a acceder al mercado laboral. ¡Son todo ventajas!
