La gestión documental es un conjunto de normas y de prácticas que tienen como objetivo administrar los documentos de una empresa. Incluye varios aspectos clave: la generación o captura de documentos, el almacenaje, la recuperación de los documentos y el expurgo o destrucción documental.
La importancia de la gestión documental en la empresa
Muchas emdocumpresas no tienen un sistema de gestión documental ni un protocolo a seguir. Esto puede causar varios problemas importantes. Uno de los principales es que se puede generar un volumen de documentos elevado, que ocupe un gran espacio y que sea difícil de gestionar, haciendo casi imposible que los trabajadores recuperen los entos cuando los necesitan.
Muchos de los documentos de las empresas deben ser guardados y custodiados, dado que pueden ser necesarios para auditorías o análisis de procesos. Por eso, es necesario tener claro qué documentos guardar y cuáles se pueden desechar (y cuándo).
La seguridad es otro de los aspectos a tener en cuenta. Una gestión documental deficiente, solo en papel o en formato digital (pero no protegida), corre el riesgo de ser destruida en un accidente. Así, se hace necesario determinar los documentos de la empresa que necesitamos conservar en buen estado y evitar la pérdida de estos, ya sea físicamente o mediante una digitalización.
También, la gestión documental puede mejorar el acceso a la información. Para que una empresa sea eficaz, los empleados deben poder acceder a la documentación necesaria para ejercer su trabajo, sin encontrarse con problemas como que otra persona está utilizando los documentos o que están almacenados en otro lugar. La gestión documental busca solucionar este aspecto mediante los sistemas de gestión documental en la nube (Cloud Computing), que cuentan con permisos para determinar quién puede acceder (y quién no) a los documentos, con sistemas que permiten el acceso o la edición simultánea y con el mantenimiento de un historial de versiones que salvaguarde la integridad del documento. Así, se consigue una mayor eficacia y productividad en los procesos.
Por otro lado, una correcta gestión documental también evita que se pongan en riesgo datos fundamentales de la empresa o de aquellos que se relacionan con ella, algo que incluye a empleados, a clientes o a candidatos a puestos de empleo que trasladan datos personales junto a su curriculum vitae.
Las multas por errores en la gestión de estos datos se han incrementado de manera muy cuantiosa desde la entrada en vigor del nuevo RGPD (Reglamento General de Protección de Datos), pudiendo alcanzar los 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual de la empresa.
El área de Recursos Humanos es especialmente vulnerable, ya que guarda datos muy sensibles, como salarios, nóminas, currículums, documentación de despidos, copias de los DNIs o documentos de expatriados, y un largo etcétera. Sin una buena gestión documental, las probabilidades de incumplir la RGPD se multiplican.
En definitiva, instaurar en una empresa un sistema de gestión documental ahorrará espacio, tiempo (y, por tanto, dinero), impulsará la productividad, protegerá a la empresa de la destrucción de documentos esenciales y eliminará con seguridad aquellos documentos que sí deben ser destruidos, evitando multas cuantiosas.
Soluciones para la gestión documental
Si estás preocupado por la gestión documental en tu empresa, en FUNDACIÓN JUAN XXIII podemos ofrecerte varias soluciones:
- Consultoría documental. Analizamos tu empresa y te proponemos las mejores soluciones y tecnologías para que puedas ahorrar en los costes administrativos y reforzar la seguridad de tus documentos.
- Backoffice documental. Externaliza el proceso de forma integral para poder despreocuparte de aspectos como la vigencia de los documentos o su destrucción confidencial certificada. Los empleados podrán acceder a los documentos mediante un sistema Cloud Computing, las 24 horas del día y desde cualquier punto con internet; y podrán recurrir a soporte técnico, si lo necesitan.
- Digitalización y data entry. Pasamos los documentos en papel a formato digital para que la información de la empresa esté segura y siempre disponible.
- Grabación de datos. Gestionamos, grabamos y depuramos bases de datos en cualquier soporte, creando ficheros digitales fáciles de manejar.
- BPO (procesos de apoyo al negocio). Nos adaptamos a las necesidades de cualquier empresa para guiarla y acompañarla en cualquier proceso relacionado con la gestión de documentos, dotándola de los recursos (humanos o tecnológicos) necesarios.
- Expurgo. Controlamos la caducidad de los documentos y destruimos la documentación confidencialmente, de acuerdo a las leyes de protección de datos y a la Norma DIN 32.757.
Contando con la Fundación, la documentación de tu empresa estará en manos de un equipo que lleva cumpliendo con seguridad y confidencialidad durante sus 10 años de experiencia en el sector.
Además nuestro servicio puede adaptarse a las políticas de Responsabilidad Social Corporativa de la empresa y ayudarla a cumplir con la Ley General de Discapacidad.
