La documentación en papel y el teletrabajo son prácticamente incompatibles. Es por eso que el COVID-19 ha supuesto un gran reto para aquellos empleados que pasaban gran parte de su jornada laboral entre pilas de papeles en una oficina.
La dificultad de acceso a los documentos de oficina es algo que ha afectado a muchas áreas, pero especialmente a aquellas que trabajan con un volumen elevado de documentos, como Recursos Humanos, o que manejan documentación con datos personales o datos confidenciales.
Aunque la digitalización en las empresas era creciente, ya antes de la pandemia, lo cierto es que rara es la compañía que no dispone de parte de su documentación esencial en papel, sin copia digital. En estos casos, el teletrabajo puede hacerse muy difícil, mermando la productividad de la empresa.
Así, el trabajo en remoto ha ayudado a tomar conciencia de la importancia de tener la documentación guardada de forma segura en la nube, de manera que sea accesible desde cualquier lugar con internet y en cualquier momento. Pero los inconvenientes de disponer de la documentación solo en papel ya eran palpables cuando se trabajaba en la oficina.
Inconvenientes de la documentación de empresa en papel
1. Problemas de acceso
El teletrabajo ha puesto de manifiesto el principal escollo de los documentos en papel, que no puede ser más obvio: un papel solo puede estar en un lugar a la vez.
Si los documentos están guardados en la oficina, los teletrabajadores no pueden acceder a ellos. Y si se los lleva a su hogar un teletrabajador, quedan fuera del alcance del resto.
En cambio, los documentos digitales permiten el acceso desde cualquier dispositivo, facilitando incluso que varias personas los vean o los modifiquen a la vez.
Además, es posible establecer un sistema de permisos para que solo los usuarios autorizados puedan acceder a los documentos o editarlos, sin necesidad de que una persona se dedique a hacer de guardiana de los archivos.
2. Pérdida de tiempo
Este problema no es exclusivo del teletrabajo: buscar documentos entre pilas o estanterías llenas de documentos en una oficina es la antítesis de la productividad. Con un sistema digital, es mucho más fácil organizar y localizar los documentos almacenados en la nube, siempre que se categoricen de la manera correcta.
Durante el teletrabajo, el problema se acentúa: para consultar un documento físico que solo está en la oficina, no hay más remedio que acudir presencialmente a buscarlo, con la pérdida de tiempo que eso supone.
3. Volumen ocupado
Los documentos en papel pueden llegar a ocupar un espacio considerable en una gran empresa, tanto si están concentrados en archivos como si están dispersos por los escritorios y mesas de los empleados.
4. Impacto medioambiental
La sostenibilidad en la empresa pasa por dar el salto a la oficina sin papel: se favorece el ahorro de recursos naturales, pero también del dinero destinado a esta partida.
5. Problemas de seguridad
Los documentos en papel pueden perderse o estropearse fácilmente. En cambio, la transformación digital logra que estén protegidos contra borrados accidentales y contra el robo de datos.
6. Problemas para hacer trámites a distancia
La presencialidad que exigía el papel ya suponía un problema para realizar trámites a distancia, como ventas, acuerdos o contratos. En cambio, la transformación digital se apoya en soluciones (como la firma digital o la factura digital) que son esenciales en casos de teletrabajo, pero que facilitan cualquier trámite.
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