Cada vez más empresas recurren al outsourcing o externalización de servicios profesionales para optimizar sus procesos, dejar algunas de sus actividades en manos expertas y permitir que los trabajadores de la empresa concentren todo su esfuerzo en ámbitos del negocio que son fundamentales para su desarrollo.
Como decimos, hay muchas razones para externalizar servicios profesionales, es decir, dejar de ejercer algunas funciones internamente y encargar la gestión de estas a otra entidad que preste estos servicios.
La principal razón que lleva a las empresas a dar este paso es la optimización de gastos, ya que la externalización permite ahorrar en costes asociados a la contratación, formación interna, infraestructuras o tecnología.
También se suele recurrir a la externalización cuando hay áreas de un negocio que no acaban de funcionar, los costes se descontrolan o se necesitan cubrir necesidades rápidamente para responder a las demandas del mercado.
Se debe cumplir un requisito fundamental: no se externalizan los empleados, sino los servicios completos. De este modo, los empleados mantienen la relación laboral con la empresa facilitadora del servicio, quien se encarga también de gestiones diarias como las vacaciones, bajas e incluso de proporcionar los materiales de trabajo.
Por otro lado, la externalización de una actividad es posible siempre que no se trate de la actividad principal de la empresa. Así, la actividad contratada debe estar lo suficientemente diferenciada. Por ejemplo, una empresa que se dedica a la limpieza, podría externalizar una actividad como la gestión telefónica de los clientes, pero no su actividad principal: la limpieza.
Algunos de los servicios que más se suelen externalizar son la logística, la selección de personal, la administración o la recepción y/o atención al cliente, siempre teniendo presente que no pueden coincidir con la actividad principal de la empresa.
Dependiendo de la naturaleza del servicio externalizado, este puede realizarse dentro o fuera de las instalaciones de la empresa.
Así, se llama externalización in-house a los servicios que se prestan dentro de la organización, es decir, en sus oficinas o instalaciones. Un gran ejemplo de actividades que se realizan in-house es la gestión de la recepción.
Por otro lado, hay otros servicios profesionales que se suelen realizar off-site. Un buen ejemplo es la logística, ya que la externalización suele buscar paliar precisamente la falta de espacio para este fin. Otros ejemplos de externalización de servicios off-site pueden ser la gestión de archivos (digitales o físicos) o la selección de personal.
Las empresas de outsourcing o externalización de servicios profesionales seleccionan y contratan el personal, lo capacitan y asumen las obligaciones laborales, pero van todavía más allá. Se encargan también de supervisar la calidad del servicio de forma global, así como de proporcionar el material necesario, incluso si se trata de un servicio in-house (por ejemplo, la empresa contratada es la que debe proporcionar los uniformes). Estas son diferencias fundamentales para distinguirlas de una ETT.
Del mismo modo, la empresa que gestiona el servicio profesional se encarga de cubrir las ausencias, tanto las programadas como las inesperadas (ausencias por enfermedad, absentismos, bajas…), evitando que el puesto quede desatendido y eliminado factores de estrés para la empresa contratante.
Por otro lado, también se puede combatir la temida pérdida de información por cambio de trabajadores, ya que la empresa que presta el servicio cuenta con personal de back-up que se encarga de dar las instrucciones precisas en el caso de que cambie el personal que trabaja en el servicio.
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También tendrás la posibilidad de cumplir con la Ley General de Discapacidad, que se aplica a las empresas de 50 o más empleados, mediante la contratación de servicios a un CEE (que es una de las medidas alternativas recogidas por la normativa).
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