Muchas empresas pierden tiempo y dinero en los procedimientos de cobro a sus clientes o en la tramitación de facturas de proveedores y empleados. Por eso, cada día son más las que optan por prescindir del papel, de los costes asociados y de los errores que su uso conlleva, pasándose a la factura electrónica. En este post te contamos todas las ventajas que ofrece para las empresas.
¿En qué consiste la facturación electrónica?
Una factura electrónica tiene las mismas implicaciones legales que una factura tradicional, pero se diferencia en que se crea y se expide en un formato electrónico, en vez de en papel.
Las facturas electrónicas pueden tener un formato estructurado (en lenguaje XML) o un formato no estructurado (por ejemplo, facturas escaneadas, en formato imagen o PDF). En este último caso, si el receptor de las facturas las quiere tramitar automáticamente, necesitará un sistema de reconocimiento óptico de caracteres (OCR).
¿Qué debes saber sobre la factura electrónica?
Desde el punto de vista administrativo y logístico, la factura electrónica ofrece una reducción de los procedimientos, lo que le dará a tu empresa una mayor eficiencia.
Según un estudio realizado por el Grupo Seres, en el 63,1% de los países del mundo hacen uso de la factura electrónica, en ocasiones incluso de forma obligatoria. En España, la facturación electrónica es obligatoria para todos aquellos proveedores de la Administración Pública cuyas facturas superen los 5.000€.
Para facturar a otras empresas, es importante conocer que el destinatario debe dar previamente su consentimiento para recibir facturas en formato electrónico.
Las facturas electrónicas deben cumplir una serie de requisitos, al igual que las facturas en papel, recogidos en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre por el que se aprueba el Reglamento de facturación.
Ventajas de la factura electrónica
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Es favorable para el medioambiente. Elimina la necesidad de papel y los gases contaminantes asociados al transporte.
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Ahorra costes. Tanto los referentes a la impresión como al envío.
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Garantiza la autenticidad y la integridad de los datos. Mediante sistemas como la firma electrónica o los datos EDI.
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Ahorro de tiempo. Gracias al tratamiento automatizado, el personal de la empresa puede ocuparse de otras tareas más productivas.
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Eliminación de errores humanos en la transcripción de datos, dado que gran parte de la información está automatizada o estandarizada.
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Permite agilizar los cobros: no es necesario imprimir facturas ni esperar a que lleguen a su destinatario. También se evita que se pierdan por el camino.
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En definitiva, la factura electrónica es una forma de reducir costes en una empresa mientras se optimizan los procesos y se le da al cliente la atención que merece.
En FUNDACIÓN JUAN XXIII te ofrecemos soluciones prácticas a la hora de implementar el uso de la factura electrónica homologada por la AEAT.
Nuestros Servicios de Digital Data también te ofrecen la posibilidad de cumplir con la Ley General de Discapacidad y de aportar valor social a los procesos de tu empresa apostando por la inclusión de las personas más vulnerables. Además, la reducción de consumo de papel está alineada con el ODS 12 (Producción y Consumo Responsable) de las Naciones Unidas.
Súmate al cambio y comienza a construir un mundo mejor a la vez que mejoras la productividad de tu empresa.
