La firma electrónica es un proceso a través del cual una persona acepta y valida el contenido de un documento a través de cualquier medio electrónico permitido. La seguridad y autenticidad de la firma se produce por métodos criptográficos.
La firma electrónica se puede usar en muchas gestiones del departamento de Recursos Humanos (RRHH) como la firma de contratos de trabajo y sus anexos, firma de documentos de prevención de riesgos laborales, firma de documentos de confidencialidad, firma de documentos de resolución de contratos y otros.
La transformación digital de los departamentos de Recursos Humanos es una necesidad apremiante, sobre todo ahora cuando han aumentado las relaciones laborales que se dan de forma remota. Y esto pasa necesariamente por implementar la tecnología de la firma electrónica.
5 beneficios de la firma electrónica en RRHH
1. Mejor seguimiento y gestión de los documentos
Puedes hacer el seguimiento en tiempo real del estado de los documentos y cualquier cambio que se haya producido en ellos. Además, podrás gestionarlos fácilmente con la posibilidad de integrarlos al sistema de gestión documental que utilizas. Esto es especialmente interesante en contratos, nóminas, documentos de protección de datos personales y otra documentación.
2. Mayor productividad
Una de las ventajas que tiene utilizar sistemas electrónicos de gestión y firma en los RRHH es que mejora la productividad del departamento porque se pueden realizar ciertos procesos en pocos minutos.
En el caso de empresas de gran rotación o dimensiones de la plantilla, esto es todavía mucho más importante puesto que la entrega del contrato, firma, reenvío y archivo se realiza rápidamente y sin errores ni extravíos. Todo ello agiliza los procesos de contratación e incorporación de empleados.
3. Mejor imagen de la empresa
Al facilitar las tareas administrativas más arduas y agilizar el papeleo se ahorra tiempo en el departamento de Recursos Humanos, pero además se crea una imagen de empresa moderna y puntera de cara a la captación de nuevos talentos.
4. Seguridad
La firma digital cuenta con total validez jurídica. Al ser jurídicamente vinculante y asegurar la integridad del documento, elimina posibles riesgos, como el hecho de que otra persona pueda llegar a poner en duda que la firma es falsa o no es válida.
Por otro lado, la documentación firmada queda archivada y segura por un plazo de al menos 5 años, ya que los servicios de custodia de documentación del proveedor de servicios de firma están obligados a “archivar en soporte informático las declaraciones que hubieran tenido lugar por vía telemática entre las partes por el tiempo estipulado que, en ningún caso, será inferior a cinco años.”
5. Sostenibilidad y medioambiente
Muchas organizaciones buscan nuevas formas de cuidado del medioambiente en sus políticas de Responsabilidad Social Corporativa; y usar las firmas digitales en los procesos de contratación es una de las formas de favorecerlo.
6. Reducción de costes
Además del ahorro en papel que permite la firma electrónica, se ahorran otros costes derivados de la firma tradicional como impresoras, cartuchos de tinta, el archivo documental y demás. También se ahorra considerablemente en la gestión manual de documentación, permitiendo al personal de RRHH realizar otras labores.
Tipos de firma electrónica
Es necesario saber que no hay un único tipo de firma electrónica, sino que son tres:
-
-
Firma electrónica simple. Es válida para casos de bajo riesgo, como la firma de registros horarios o de los turnos de trabajo.
-
Firma electrónica avanzada. Es la más aconsejable en la mayoría de gestiones de Recursos Humanos porque permite identificar realmente al firmante. Asegura que los datos no han sido modificados o manipulados posteriormente, garantizando su integridad.
-
Firma electrónica cualificada. Es la de mayores garantías legales pero, por la complejidad del proceso, suele estar más restringida a otros ámbitos, como las relaciones con la Administración Pública. Puedes profundizar más en las diferencias entre las firmas electrónicas en este post.
-
La firma electrónica, especialmente la avanzada, es un paso imprescindible en la transformación digital de cualquier empresa ya que permite ahorrar tiempo, dinero e incluso espacio en la oficina, optimizando así los recursos empresariales.
Por eso, con el servicio de Digital Data de FUNDACIÓN JUAN XXIII, nos encargamos de implementar la firma electrónica en tu empresa de la mano SignBox, una herramienta que facilita el intercambio y firmado de documentos desde una app móvil o web con la máxima seguridad.
Además de mejorar la eficiencia empresarial, estarás ayudando a la inclusión social y laboral de personas en situación de vulnerabilidad psicosocial y tu compañía tendrá la posibilidad de cumplir con la Ley General de Discapacidad (LGD). ¿No te parece un trato inmejorable?
