En los tiempos digitales, la figura del gestor documental se alza como uno de los servicios profesionales que pueden ser de gran ayuda para las empresas.
La transición entre documentos físicos y digitalización es ya urgente para cualquier empresa que aún no la haya realizado. Pero esto no implica simplemente generar documentos en un formato digital: hay toda una serie de prácticas (privacidad, seguridad autenticación, firma digital…) que deben aplicarse en este nuevo paradigma virtual.
Por ello, el de gestor documental con firma digital es uno de los servicios profesionales que se pueden externalizar clave. Más aún si el gestor documental elegido tiene vocación solidaria y un impacto directo en la Responsabilidad Social Corporativa y su capacidad de cumplimiento de la Ley General de Discapacidad. Te lo contamos.
Qué es un gestor documental con firma digital
Se denomina como gestor documental a las herramientas de software diseñadas para organizar documentos (electrónicos y físicos) de una manera eficiente y sistemática.
También conocidos como DMS (Document Management System), el objetivo de un gestor documental es facilitar el almacenamiento de documentos, pero también los procesos de búsqueda, recuperación o seguimiento.
A su vez, integran la capacidad de aplicar firmas digitales a los documentos, añadiendo una capa adicional de seguridad. A fin de cuentas, la firma digital permite validar la identidad de los firmantes y asegurar la integridad de los documentos.
Finalmente, los programas de gestor documental son también herramientas para el cumplimiento normativo en todo lo relacionado con la protección de datos, y la ciberseguridad.
Beneficios de un gestor documental con firma electrónica
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Facilita los procesos de digitalización de documentos. Por ejemplo, suelen contar con herramientas para la captura de datos, como el software OCR (reconocimiento óptico de caracteres), encargado de convertir documentos escaneados en archivos 100% digitales y editables.
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Proporciona un mayor control sobre los documentos de la empresa y elimina los errores humanos y las pérdidas de información. Los documentos quedan almacenados en la nube y protegidos frente a accidentes o ataques.
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Se encarga de ordenar sistemáticamente la información para facilitar el acceso. Esto fomenta a su vez procesos de revisión o de búsqueda más sencillos y transparentes, pudiendo incluso recuperar versiones anteriores.
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Protege los datos de acuerdo a las leyes de privacidad aplicables.
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Fomenta la colaboración entre usuarios y diversos equipos humanos, ya que la información queda centralizada.
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Facilita el uso de la firma electrónica con validez legal.
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Se ocupa del archivado de documentos y del control de la caducidad en los documentos.
En definitiva, el gestor documental supone un as en la manga que, actuando entre bambalinas, permite a las empresas acceder a mejoras en su productividad, reducción de costes y garantías en seguridad y cumplimiento.
Pero hay más: es importante tener en cuenta que la digitalización adecuada mediante un gestor documental también es un paso adelante en la sostenibilidad de las empresas. Así, el archivo digital disminuye la necesidad de emplear papel, y puede tener un impacto definitivo en mejorar los informes ESG (Environmental, Social and Governance) y en impulsar una parte importante de la Responsabilidad Social Corporativa de una empresa.
Gestor documental de FUNDACIÓN JUAN XXIII: una opción solidaria
Desde FUNDACIÓN JUAN XXIII, nuestro servicio de gestor documental añade un beneficio adicional a todos los que acabamos de describir: el de contribuir a la integración sociolaboral de personas en riesgo de vulnerabilidad.
Proponemos nuestra solución integral de gestión documental no solo como apoyo a los procesos de transformación digital: también hacemos posible que la vida laboral de las personas con discapacidad tenga futuro.
¿Cómo? Nuestros servicios Digital Data proporcionan trabajo de calidad a trabajadores con discapacidad, a la par que acompañan a las empresas en sus procesos de digitalización.
Con 20k archivos digitales tratados al mes, 100 empresas colaboradoras y 6.000 metros cuadrados destinados al archivo digital, las cifras avalan nuestra capacidad de ofrecer un gestor documental de la más alta calidad. Con un 94% en ratio de discapacidad, nos alzamos como una alternativa de outsourcing que marca la diferencia y, además, puede ayudar a las empresas a cumplir con la Ley General de Discapacidad.
Junto a nuestras empresas colaboradoras, el gestor documental de FUNDACIÓN JUAN XXIII pone así un granito de arena más por un mundo más igualitario y justo.
