La importancia de la gestión documental en el procedimiento concursal

La crisis sanitaria a la que nos enfrentamos ya comienza a hacer notar sus efectos a nivel económico. El cierre parcial o total de la actividad durante el tiempo más duro de la pandemia ha supuesto un importante desafío para una gran cantidad de negocios. Algunos de ellos no han podido soportarlo.

Los expertos afirman que el cierre de los negocios se disparará en 2020 con respecto a los años anteriores, y que es probable que los efectos perduren hasta el año 2021. Para muchos empresarios, esta situación únicamente tiene una solución: activar un procedimiento concursal como consecuencia de la incapacidad de hacer frente a sus deudas.

Procedimiento concursal: lo que debes saber

Un procedimiento concursal comienza en el momento en el que una persona física o jurídica entra en situación de insolvencia. Mediante este procedimiento, se trabaja para poder llevar a cabo una negociación entre los acreedores y el deudor, con el objetivo de causar el mínimo perjuicio a todas las partes implicadas.

Por la complejidad de todo este proceso, es importante contar con un profesional especializado en la gestión de este tipo de trámites. Este es el administrador concursal.

Este profesional imparcial, nombrado por un juez, tiene como misión asegurarse de que encuentra la mejor solución para todas las partes implicadas, pero también debe encargarse de la tramitación y la ejecución de todos los aspectos y de asegurarse de que se cumple con las formalidades dispuestas en la normativa.

Uno de los aspectos que requiere de una mayor atención es todo lo relacionado con la gestión documental. Desde las primeras etapas resulta fundamental reunir y custodiar todos los documentos que son necesarios para poder ejecutar el procedimiento concursal.

Gestión documental y procedimientos concursales

Los abogados y procuradores de las partes también deben enfrentarse a una cantidad ingente de papeleo, pero es sin duda el administrador concursal quién se lleva la peor parte.

Para llevar a cabo la presentación de evidencias administrativas en la declaración, es imprescindible certificar toda la situación en base a los diferentes documentos existentes, tanto en formato físico como en formato digital.

Presentar todos los documentos que exige la ley, así como asegurar su custodia durante todo el tiempo en el que el procedimiento se encuentra activo, es una de las grandes responsabilidades que se encuentran presentes en todo este proceso. 

Desde la declaración del concurso hasta la fase final, convenio y liquidación, se trabaja sobre diferentes documentos que permiten demostrar ante el juez correspondiente la complejidad de la situación en la que la empresa se encuentra en la actualidad. Así, la gestión documental es responsable en gran medida de legitimar el procedimiento concursal.

En un procedimiento concursal, se necesitará:

• Recopilar la información. Recopilar y hacer inventario de toda la información documental de la empresa (facturas, albaranes, relación de acreedores, cuentas…), en formato físico o digital, para asegurar su conservación y disponibilidad. 

• Transporte de la documentación hacia el lugar de custodia. En ocasiones, este paso es urgente, dado que la compañía puede querer cerrar la sede con la mayor celeridad posible.

• Custodia de la información. Guardar la documentación a buen recaudo y garantizar la integridad de esta durante los plazos de custodia, que pueden alargarse mucho, pudiendo alcanzar los 10 años.

• Acceso a la documentación. Para garantizar el acceso en todo momento y en remoto a la documentación, puede optarse por la digitalización. Esto facilita su consulta en pocos minutos y desde cualquier lugar, para que la información importante esté actualizada en todo momento y archivada de forma segura. Algunas personas también optan por realizar una digitalización parcial de la documentación antes de que se lleve a cabo el expurgo, para así poder conservar una copia de esta.

• Expurgo documental. Cuando se llega al fin del ciclo de custodia, en la fecha que establezca el administrador concursal, se procede al expurgo. Se trata de una destrucción certificada y confidencial de los documentos, aplicando los requisitos establecidos en la Norma DIN 32.757, cumpliendo con las leyes de protección de datos y con los requerimientos medioambientales de tratamiento de residuos.

• Firma electrónica. La firma electrónica también puede ser necesaria en algunas fases del proceso (como, por ejemplo, la firma de poderes), sobre todo ahora que muchos de los trámites se realizan de forma digital, debido a la pandemia de Covid-19.

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