La importancia de la gestión documental en la transformación digital de una empresa

En el contexto digital actual, la gestión documental se destaca como un componente esencial para el éxito empresarial. Más allá de ser una herramienta organizativa, es el elemento clave que guía el camino hacia la digitalización. 

La gestión documental es fundamental porque permite a las empresas organizar y utilizar eficientemente su información: mejora la productividad, facilita la colaboración, refuerza la seguridad de la información y sienta una base sólida para la integración de otras soluciones que impulsan la transformación digital. 

Pero dar el paso a la transformación digital no es fácil. La mayoría de las empresas tradicionalmente almacenaba sus documentos en formato papel, lo que genera riesgos como el deterioro de la información o la pérdida de datos, además de la necesidad de un espacio de almacenamiento dedicado al archivo. Pese a las dificultades de transformar la manera de trabajar, la digitalización de la gestión documental es esencial para poder mantener la agilidad en un entorno empresarial cada vez más exigente.

Por esto, te contamos qué puede hacer la gestión documental por una empresa y a qué retos puede enfrentarse en este proceso.

¿Qué puede lograr la gestión documental?

1. Organización eficiente

Sin un sistema de gestión documental, la búsqueda y recuperación de la información es complicada, dando lugar a ineficiencias, repeticiones de trabajo, solapamientos de información y documentos desactualizados en circulación. Todo esto lleva a la pérdida de un tiempo muy valioso.

La gestión documental simplifica el acceso a la información. Se acabaron los días de buscar agujas en un pajar de documentos. Con un sistema de búsqueda eficiente, integrado en un gestor documental, la información se recupera rápidamente, aumentando la productividad.

2. Colaboración sin fronteras

En un mundo cada vez más conectado, la colaboración es clave. La gestión documental facilita el acceso a documentos desde cualquier lugar del mundo. Equipos dispersos geográficamente pueden colaborar, rompiendo las barreras físicas y acelerando los procesos de creación y la toma de decisiones.

3. Seguridad y cumplimiento normativo

La seguridad de la información es un tema candente en la era digital. La gestión documental no solo protege la información de la empresa contra pérdidas físicas, como incendios o inundaciones, sino que también establece protocolos de seguridad digital. Cumplir con regulaciones y normativas como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) se convierte en una tarea más sencilla, mitigando riesgos y protegiendo la reputación de la empresa.

Además, un sistema de gestión documental permite que los administradores gestionen los accesos a los documentos, de modo que ningún empleado tenga acceso a más de aquello que necesita para su trabajo.

4. Mejoría de los flujos de trabajo

Un gestor documental permite automatizar el archivado de documentos y elaborar workflows de distribución para liberar recursos, reducir errores y, en definitiva, poder dedicar más tiempo a tareas con más valor añadido, como la innovación.

5. Integración con otras tecnologías

La gestión documental actúa como el núcleo central que conecta diversas tecnologías clave para la modernización empresarial: la firma electrónica agiliza procesos de aprobación y firma de documentos, la factura electrónica simplifica las transacciones financieras y las soluciones para la gestión de Recursos Humanos transforman la administración de personal. 

Al integrar estas tecnologías, las empresas también optimizan cada aspecto de sus operaciones.

Retos a la hora de implementar un solución de gestión documental 

Las empresas se enfrentan a diversos retos en la gestión documental, entre ellos:

• Volumen de documentos: Un gran volumen de documentos físicos puede abrumar, dificultando la clasificación y recuperación eficiente de la información. Además, la transición de documentos físicos a formatos digitales puede ser todo un desafío, especialmente cuando se trata de archivos antiguos o históricos. Por eso, antes de dar pasos en la gestión documental, se recomienda realizar un proceso de expurgo de documentos que depure documentación que ya no es relevante para la empresa.

• Seguridad de la información: La protección contra amenazas cibernéticas y la garantía de la confidencialidad de la información son desafíos constantes, especialmente en un entorno digital. El sistema de gestión documental debe contar con las medidas de protección adecuadas y aplicar niveles y grupos de seguridad a todos los usuarios del sistema.

• Cambio cultural: La transición de procesos basados en papel a entornos digitales a veces enfrenta resistencia cultural dentro de la empresa, requiriendo una gestión eficaz del cambio.

• Estandarización de procesos: Mantener la coherencia y estandarización en la gestión documental a través de diferentes departamentos o sucursales puede ser complicado sin una estrategia clara.

• Formatos adecuados para el trabajo:  Para que sea sencillo trabajar digitalmente con los documentos, no basta con escanearlos. Es esencial contar con sistemas asociados de captura de datos, como un software OCR (reconocimiento óptico de caracteres) que convierte un documento escaneado o una foto de un documento en un archivo que extrae la información y con el que se puede trabajar más fácilmente

En FUNDACIÓN JUAN XXIII podemos ofrecerte apoyo en la transformación digital de tu organización. Nos involucramos en cada paso del proceso, convirtiendo documentos en papel a formato digital. Además, te proporcionamos un sistema de gestión documental que facilita la clasificación, captura de datos, control de vigencias y archivado.

A lo largo de más de 10 años de experiencia, hemos ayudado a muchas empresas a optimizar sus procesos y a garantizar la seguridad de la información (contamos con la certificación ISO 27001 y seguimos el protocolo del RGPD), mediante asesoría y desarrollo de soluciones adaptadas las necesidades específicas de cada entidad.

Al elegir el servicio de Digital Data de la Fundación, no solo avanzas en la transformación digital de la empresa: también aportas valor social a tu organización, ya que estarás contribuyendo a la inclusión social y laboral de personas en situación de vulnerabilidad psicosocial. Además, también tienes la posibilidad de cumplir con la Ley General de Discapacidad.