¿Para qué sirve un gestor documental?

Un gestor documental o DMS (Document Management System) es un tipo de software que sirve para guardar de forma centralizada todos los documentos digitales de una empresa. 

En la era de la transformación digital, es una solución indispensable para las empresas que quieren proteger su información, hacerla más accesible a los empleados (algo vital en casos de teletrabajo) y optimizar sus flujos de trabajo, ganando así en productividad.

Las funciones de un gestor documental

1. 1. Mayor control y menos errores. Centraliza y unifica, evitando duplicidades o que varias versiones de un mismo archivo sigan en circulación.

   2. Categoriza y ordena la información. Cuenta con directorios y sistemas de búsqueda. Es mucho más fácil localizar los documentos en un gestor documental que rebuscando entre un archivo lleno de papeles.

   3. Facilita el acceso. Cualquier usuario con los permisos necesarios puede acceder al gestor documental, desde cualquier lugar con internet. Esto facilita enormemente el acceso a la información para empleados que teletrabajan.

   4. Protege la información. Pueden establecerse permisos y roles por empleados, departamentos o cargos para que solo determinados integrantes de la empresa puedan acceder o editar la información. De este modo, evitas situaciones comunes como enviar por correo con un documento confidencial adjunto a la persona equivocada.

   5. Captura de datos. Los gestores documentales suelen contar con sistemas asociados de captura de datos, como un software OCR (reconocimiento óptico de caracteres) que convierte un documento escaneado o una foto de un documento en un archivo editable. De este modo, los documentos de la empresa que ya existían en papel pueden digitalizarse fácilmente.

   6. Revisiones. Un gestor documental hace que los procesos de revisión interna o externa sean mucho más eficientes. Muestran la última versión del documento, pero sigue siendo posible ver o recuperar versiones anteriores, si se desea. 

   7. Facilita la colaboración. Permite que varios usuarios colaboren en el proceso de creación o modificación de un documento, incluso al mismo tiempo, facilitando así el trabajo en equipo y acelerando los procesos.

   8. Firma electrónica. Muchos gestores documentales incluyen herramientas para firmar electrónicamente los documentos con validez legal, facilitando el trabajo del equipo comercial o de Recursos Humanos.

   9. Archivado de documentos. Control de vigencias de la documentación y archivo definitivo o hasta que se cumpla el plazo de conservación marcado por la legislación.

   10. Evita la pérdida de información. Los documentos en papel pueden perderse, estropearse o ser robados con mucha facilidad. Los digitales siempre estarán a salvo, ya que pueden almacenarse en la nube.

Además, contar con un gestor documental en la empresa es más sostenible y más económico, ya que una oficina sin papel reduce la compra de folios, cartuchos de tinta, fotocopiadoras y los gastos asociados a su mantenimiento. Todo esto, sumado a la mayor productividad, hace que la inversión en el sistema de gestión se amortice rápidamente.

En FUNDACIÓN JUAN XXIII podemos acompañarte en la transformación digital de tu organización, involucrándonos en los procesos para convertir los documentos de papel a formato digital y poniendo a tu disposición un sistema de gestión documental que permitirá la clasificación de los documentos, la captura de datos, el control de las vigencias y el archivado definitivo, tanto en formato digital como en físico (si se requiere la custodia de copia en papel). Además de mejorar la productividad, estarás apoyando la inclusión social y laboral de personas en situación de vulnerabilidad psicosocial y tendrás la posibilidad de cumplir con la Ley General de Discapacidad.