La digitalización de documentos y su impacto en los informes ESG

La digitalización de documentos es un componente crucial en el marco del medio ambiente y los informes ESG. Aunque otros aspectos de la transformación digital a menudo reciben más atención, la digitalización de documentos abre la puerta a una serie de eficiencias que tienen un impacto significativo en los informes ESG.

La reducción del uso de recursos naturales es una de las consecuencias más obvias de la digitalización de documentos. A fin de cuentas, se trata de disminuir la necesidad de papel, lo cual implica avanzar hacia reducir la deforestación y el consumo de agua y energía necesarios para la producción de papel.

Pero esto no es todo: la disminución de residuos y el aumento en la transparencia y la responsabilidad de las organizaciones son solo algunas de las consecuencias positivas más importantes de acometer la digitalización de documentos.

En muy poco tiempo, los informes ESG (Environmental, Social and Governance) han pasado a ocupar un lugar clave en las preocupaciones de las organizaciones. Estos documentos se fijan en las áreas ambiental, social y de gobernanza de las empresas, y son a menudo clave en decisiones vinculadas a inversores y organismos reguladores para evaluar la sostenibilidad y la responsabilidad social corporativa de una empresa. 

En este sentido, las empresas que busquen mejorar sus resultados en los informes ESG tienen en la digitalización de documentos un aliado imprescindible. Te contamos por qué y cómo ponerla en marcha para aprovechar todos sus beneficios.

Qué es la digitalización de documentos

La digitalización de documentos es el proceso de convertir documentos físicos en formatos digitales. Para ello, se emplean diversas tecnologías (escaneo, fotografías, almacenamiento en la nube…), en un proceso que no solo implica la conversión de papel a digital, sino también la implementación de sistemas para gestionar, acceder y utilizar estos documentos de manera eficiente. 

Cómo influye la digitalización de documentos en los informes ESG

1. Área ambiental

Se centra en cómo las actividades de la empresa afectan al medio ambiente, para lo cual investiga las siguientes áreas:

• Uso de energía y recursos y los esfuerzos que se han puesto en marcha para aumentar la eficiencia

• Emisiones, gestión de recursos y control de contaminación. Acciones para reducir la huella de carbono

• Biodiversidad y medidas para protegerla

En este sentido, la digitalización de documentos implica importantes pasos hacia la reducción del impacto medioambiental. Por un lado, disminuye el uso de papel y residuos vinculados a documentos físicos. Por otro lado, ya que también proporciona herramientas para la gestión digital eficaz (por ejemplo, sistemas en la nube), es un paso adelante en el uso de plataformas eficientes a nivel energético.

2. Área social

En este punto, los informes ESG abordan el impacto de la empresa en la sociedad, teniendo en cuenta aspectos como:

• Condiciones laborales y prácticas de empleo

• Políticas de inclusión laboral

• Relaciones de la empresa con la comunidad local

• Cumplimiento de los derechos humanos a lo largo de toda la cadena de suministro

En este sentido, la digitalización de documentos puede suponer un paso adelante en la accesibilidad en general. No obstante, este impacto se multiplica exponencialmente si se cuenta con la ayuda de servicios como Digital Data de FUNDACIÓN JUAN XXIII, una solución para la digitalización de negocios que, además, ayuda a dar empleo a personas en riesgo de vulnerabilidad psicosocial.

3. Gobernanza 

En esta parte del informe, se trata de poner el foco en cómo la empresa está dirigida y controlada, para lo cual se fija en aspectos como los siguientes:

• Estructura de gobernanza, con atención especial a la diversidad del consejo de administración, estructura de comités y la remuneración de ejecutivos.

• Políticas de ética empresarial

• Transparencia y responsabilidad ante los stakeholders.

• Relación con los accionistas, incluidos sus derechos, participación y comunicación

Aunque podría parecer que la digitalización de contenidos poco tiene que ver con la gobernanza, la realidad es que también tiene un impacto específico en este área. Así, los documentos digitales son un paso adelante en mejorar la transparencia de la empresa, ya que resultan más fácilmente rastreables.

A su vez, son también importantes para garantizar medidas de seguridad avanzadas en el caso del cumplimiento normativo (por ejemplo, respecto al Reglamento General de Protección de Datos).

En este sentido, el impacto de una estrategia de digitalización de documentos exitosa es integral a las tres áreas vinculadas a los informes ESG, ya que ayudan a las empresas a ser más sostenibles, responsables y eficientes. 

Este impacto se multiplica, además, si se opta por una solución de digitalización como la ofrecida por FUNDACIÓN JUAN XXIII: un programa que ayuda a las empresas en la digitalización con el enfoque añadido de la solidaridad e integración laboral.

Las empresas se enfrentan a diversos retos en la gestión documental, entre ellos:

• Volumen de documentos: Un gran volumen de documentos físicos puede abrumar, dificultando la clasificación y recuperación eficiente de la información. Además, la transición de documentos físicos a formatos digitales puede ser todo un desafío, especialmente cuando se trata de archivos antiguos o históricos. Por eso, antes de dar pasos en la gestión documental, se recomienda realizar un proceso de expurgo de documentos que depure documentación que ya no es relevante para la empresa.

• Seguridad de la información: La protección contra amenazas cibernéticas y la garantía de la confidencialidad de la información son desafíos constantes, especialmente en un entorno digital. El sistema de gestión documental debe contar con las medidas de protección adecuadas y aplicar niveles y grupos de seguridad a todos los usuarios del sistema.

• Cambio cultural: La transición de procesos basados en papel a entornos digitales a veces enfrenta resistencia cultural dentro de la empresa, requiriendo una gestión eficaz del cambio.

• Estandarización de procesos: Mantener la coherencia y estandarización en la gestión documental a través de diferentes departamentos o sucursales puede ser complicado sin una estrategia clara.

• Formatos adecuados para el trabajo:  Para que sea sencillo trabajar digitalmente con los documentos, no basta con escanearlos. Es esencial contar con sistemas asociados de captura de datos, como un software OCR (reconocimiento óptico de caracteres) que convierte un documento escaneado o una foto de un documento en un archivo que extrae la información y con el que se puede trabajar más fácilmente

En FUNDACIÓN JUAN XXIII podemos ofrecerte apoyo en la transformación digital de tu organización. Nos involucramos en cada paso del proceso, convirtiendo documentos en papel a formato digital. Además, te proporcionamos un sistema de gestión documental que facilita la clasificación, captura de datos, control de vigencias y archivado.

A lo largo de más de 10 años de experiencia, hemos ayudado a muchas empresas a optimizar sus procesos y a garantizar la seguridad de la información (contamos con la certificación ISO 27001 y seguimos el protocolo del RGPD), mediante asesoría y desarrollo de soluciones adaptadas las necesidades específicas de cada entidad.

Al elegir el servicio de Digital Data de la Fundación, no solo avanzas en la transformación digital de la empresa: también aportas valor social a tu organización, ya que estarás contribuyendo a la inclusión social y laboral de personas en situación de vulnerabilidad psicosocial. Además, también tienes la posibilidad de cumplir con la Ley General de Discapacidad.