5 soluciones digitales para aumentar la productividad en la empresa

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Las soluciones digitales son herramientas tecnológicas que sirven para responder a las diferentes problemáticas de los negocios, haciendo que sean más productivos, competitivos y que se adapten mejor a un entorno cada vez más cambiante. ¿Quieres saber cómo pueden ayudar a tu empresa?

 

Ventajas de las soluciones digitales

Más allá de solucionar problemas o procesos concretos, las soluciones digitales pueden aportar beneficios que se harán palpables en todos los ámbitos de la empresa, así como en su cuenta de resultados. Entre otras funciones, la digitalización permite:

    • Automatizar procesos repetitivos, liberando a los trabajadores para que se puedan dedicar a tareas más complejas o creativas.

    • Mejorar la actividad comercial, ya que permite un mejor acceso a los datos y a su análisis.

    • Optimizar la gestión laboral, facilitando muchos de sus procesos.

    • Aumentar la seguridad, gracias a las copias de seguridad y a la trazabilidad de los procesos.

    • Facilitar el trabajo en equipo y la co-creación.

    • Adaptarse a las nuevas formas de mercado, abriendo también la posibilidad de establecer nuevos canales de venta.

    • Mejorar la relación con el cliente, gracias a la reducción de los tiempos de respuesta.

 

Guía Gestión documental en el área de Recursos Humanos

 

Soluciones digitales para una mayor productividad

 

1. Digitalización de la gestión documental

Las montañas de papeles que se almacenan en una oficina, repartidos entre múltiples estanterías, archivadores y mesas, constituyen una de las principales barreras para la productividad de las empresas.

Una digitalización de los documentos existentes, su clasificación inteligente y un sistema de gestión documental forman la alianza de soluciones digitales perfecta para incrementar la productividad:

    • La digitalización se encarga de transformar la documentación que ya existía en papel al formato digital. Los sistemas OCR (reconocimiento óptico de caracteres) logran identificar los caracteres para que los nuevos formatos de documentos sean editables.

    • La clasificación inteligente permite recuperar los documentos de forma muy sencilla y hacerlos más accesibles.

    • El sistema de gestión documental sirve para guardar de forma centralizada todos los documentos digitales de una empresa. Permite guardar un historial de versiones para que la información no se pierda y  esta quede protegida con un sistema de permisos, de modo que solo determinados trabajadores puedan acceder ella o editarla .

La digitalización de la documentación y su gestión tiene claras ventajas a nivel de productividad, pero también ofrece ventajas económicas y medioambientales gracias a la reducción de consumo de papel y otros recursos (espacio de almacenamiento, fotocopias, tinta…).

 

2. Firma digital

La firma digital es otra de las soluciones digitales que pueden aumentar la productividad de la empresa, especialmente a nivel del departamento de Recursos Humanos o del departamento Comercial, ya que permite acelerar procesos de contratación o compraventa con todas las garantías legales, sin necesidad de desplazamientos ni esperas.

La firma digital puede ir acompañada de un sistema de intercambio (desde una aplicación web o móvil) que también asegura que los documentos no se pierdan y no acaben en manos de las personas incorrectas.

Existen varios tipos de firma digital, en función de su complejidad y nivel de seguridad. Habitualmente, se recomienda la firma electrónica avanzada para procesos de alto riesgo (como contratos o acuerdos), ya que es una evidencia jurídica admisible como prueba en un juicio. Para las relaciones con la Administración, se recomienda la firma electrónica cualificada (pincha en el enlace “tipos de firma digital” para ampliar información).

 

3. Plataforma multicanal de gestión de datos

Una plataforma de gestión de datos (DMP, por sus siglas en inglés), es un software que trabaja con grandes cantidades de datos de fuentes diversas para recopilarlos, integrarlos y gestionarlos. 

En marketing y ventas, es una herramienta fundamental para aumentar la productividad, pero también puede ser usada en otros ámbitos, ya que permite llevar a cabo análisis que facilitan las decisiones empresariales.

En ocasiones, cuando los datos no son fácilmente trasladables a la plataforma (por estar en soportes diferentes, estar duplicados o desactualizados, por ejemplo), es necesario recurrir previamente a un servicio de grabación y tratamiento de datos que se encargue de recopilar, editar y verificar la información para que esta sea fácilmente usable y para que los resultados del análisis de datos sea fidedigno.

 

4. Factura electrónica

La factura electrónica es una de las mejores soluciones digitales para las empresas que buscan agilizar sus cobros. 

Por un lado, realiza un tratamiento automatizado de los datos que permite que los trabajadores se libren de realizar tareas repetitivas y elimina posibles errores humanos. Por otro lado, los datos EDI (datos del protocolo de Intercambio Electrónico de Datos, como el identificador o ID del remitente y del destinatario) a los que va asociada la facturación electrónica permiten garantizar la autenticidad y la integridad de los datos.

 

5. Gestión de tickets

Un sistema de gestión de tickets unifica y aúna todas las solicitudes o incidentes de los clientes, de diferentes canales, en una única plataforma. Así, es una herramienta fundamental para la productividad en los equipos de Atención al Cliente, ya que los empleados no tienen que saltar de canal en canal para responder a los tickets.

Las empresas con este tipo de sistemas resuelven tickets tres veces más rápido, reduciendo así el tiempo de espera de los clientes. Además, se facilita la coordinación del equipo y la trazabilidad, se evita la gestión por duplicado (si un cliente escribe por más de un canal), se facilita la detección de fallos generalizados, se evita que incidencias queden olvidadas y sin resolver y se mejora la comunicación entre el equipo. 

¿Crees que estas soluciones digitales podrían incrementar la productividad de tu empresa? En FUNDACIÓN JUAN XXIII podemos ayudarte a ponerlas en marcha o asesorarte sobre otras soluciones que pueden aumentar la competitividad de tu compañía.

Además de confidencialidad, profesionalidad y seguridad en el tratamiento de datos, nuestro servicio ofrece valor solidario: favorece la inclusión social y laboral, se adapta a tus políticas de Responsabilidad Social Corporativa y permite cumplir la Ley General de Discapacidad.

 

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