La Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) se ha vuelto un aspecto fundamental para todas las organizaciones.
Cada vez es más frecuente que los lugares de trabajo sean un lugar de encuentro de diferentes tipos de proyectos, tanto personal propio como subcontratado a través de empresas colaboradoras. Un totum revolutum en el que la gestión de riesgos se ha vuelto más compleja y en el que, además, aplican regulaciones específicas.
En entornos laborales cada vez más complejos, donde conviven múltiples entidades cada una con sus propios riesgos específicos, la CAE busca facilitar a las organizaciones la gestión de toda la documentación necesaria. Para ello, pone en marcha una metodología específica para este tipo de entornos que, además de minimizar accidentes, garantice el cumplimiento legal.
En este contexto, existe una opción para realizar el intercambio de documentación entre empresas no solo eficaz y que cumpla con la legislación, sino que también sea 100% solidaria y favorezca la Responsabilidad Social Corporativa y el cumplimiento de la Ley General de Discapacidad en las empresas. Te lo contamos en esta guía sobre la CAE.
Qué es la CAE
La CAE (Coordinación de Actividades Empresariales)busca prevenir los riesgos de los trabajadores de las diferentes empresas que confluyen en el mismo centro de trabajo. La CAE son las acciones de control que se deben llevar a cabo por una empresa con el fin de prevenir riesgos laborales de la contratación y subcontratación empresarial de trabajadores o empresas que desarrollen actividades en un mismo centro de trabajo.
En este sentido, se basa en fomentar el intercambio de información sobre riesgos laborales inherentes a las actividades que se llevan a cabo en el centro de trabajo y sobre las medidas preventivas a adoptar.
Esto permite un control más preciso en todo lo que rodea a la gestión de riesgos, además de la supervisión del cumplimiento legal en torno a la seguridad y salud en el trabajo. Además, el texto legal que rige este enfoque recuerda que la CAE tiene particular peso en el caso de las actividades que puedan generar riesgos calificados como graves o muy graves.
La CAE se rige por el artículo 24 de la LPRL 31/95 del 8 de noviembre y posteriormente se desarrolla con el RD 171/2004 del 30 de enero, y debe ponerse en acción en el momento en el que en un mismo centro de trabajo coincidan trabajadores de dos o más empresas.
A su vez, es importante saber que en este contexto han aparecido las llamadas plataformas CAE, herramientas digitales que facilitan la gestión de riesgos en situaciones como las que acabamos de describir. Como valor añadido, proporcionan una gestión centralizada para el tipo de coordinación que exige la ley.
Así, las plataformas CAE se ocupan de:
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Llevar un registro de las empresas y trabajadores que conviven en el espacio
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Facilitar la gestión y el almacenamiento de documentación necesaria para el cumplimiento legislativo
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Fomentar la coordinación entre las partes interesadas
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Registrar las posibles incidencias de seguridad y medidas correctivas
Exigencias legales en torno al CAE
Como acabamos de indicar, en España, la Coordinación de Actividades Empresariales está regulada por el Real Decreto 171/2004, que desarrolla el artículo 24 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales.
Se trata de un documento clave para comprender qué obligaciones tienen las empresas respecto a la gestión de riesgos coordinada, y las medidas a implementar.
Entre estos requisitos legales, los vinculados a la documentación que debe generarse e intercambiarse a menudo son uno de los puntos clave de dudas frecuentes para las empresas. En este sentido, los documentos clave a reunir incluyen:
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Documentación relacionada con obligaciones en materia de Seguridad Social y Agencia Tributaria. TC1(Antiguo) RLC y TC2(Antiguo) RNT; ITA: Informe de Trabajadores en Alta; Certificado de estar al corriente en las obligaciones de la Seguridad Social; Certificado de la Agencia Tributaria con el que se acredita si la empresa contratista, subcontratista o autónomo está o no al corriente de obligaciones tributarias.
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Documentación de la empresa relacionada con obligaciones en gestión y Prevención de Riesgos Laborales. Evaluación de riesgos, mutua de accidentes, póliza responsabilidad civil, modalidad del servicio de prevención de la empresa (propio, ajeno o mancomunado).
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Documentación relativa a los trabajadores: Formación , información, certificado de aptitud o renuncia, y entrega de EPIS si procede.
Outsourcing de la gestion de la documentación de la CAE
Como acabamos de ver, la metodología CAE y la puesta en marcha de plataformas CAE son un pilar fundamental para garantizar que una empresa está al corriente de sus obligaciones regulatorias en lo que se refiere a gestión de riesgos.
Pero el cumplimiento legal no es la única razón por la que priorizar una CAE realmente eficiente: bien planteada, la CAE es fundamental para reducir costes (como los vinculados a los accidentes laborales), mejorar la eficiencia operativa en general, y garantizar una buena reputación y Responsabilidad Social Corporativa.
Es precisamente en este último punto en el que desde FUNDACIÓN JUAN XXIII podemos aportar un plus para las empresas que quieran optimizar su gestión de riesgos y CAE. A través de nuestros servicios de outsourcing, ayudamos a las empresas a integrar su gestión de riesgos mediante un técnico experto encargado de garantizar todos los requisitos legales.
Nos encargamos de la gestión integral de la plataforma CAE para analizar e incluir toda la documentación necesaria y gestionar cualquier incidencia de forma profesional y sin demoras. Realizar la gestión a través de nuestros servicios de outsourcing, facilita la coordinación y la gestión de documentación a través de uno o varios interlocutores, especializados en velar por el cumplimiento de los compromisos documentales adquiridos.
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