Gestionar sus activos de la forma más eficiente es esencial para cualquier empresa. ¿Sabes cuál es el método de control de stock que más se ajusta a tu compañía? En este post te contamos en qué consiste el control de stock con inventario permanente, cuándo conviene utilizarlo y cuándo es mejor apostar por el inventario periódico.
Control de stock: inventario permanente vs periódico
Un sistema de inventario permanente o perpetuo consiste en una serie de procesos por medio de los cuales se puede determinar el valor y cantidad de las existencias en el almacén en todo momento, registrando todos los movimientos: entradas y salidas, pero también movimientos internos (recepciones, almacenaje, preparación de pedidos…).
Las empresas con este tipo de control de stock pueden acceder a toda la información actualizada, en tiempo real. Para llevarlo a cabo, deben contar con un software SGA (Sistema de Gestión de Almacén) que lo permita y, en ocasiones, de sistemas de identificación de la mercancía (como por código de barras o por radiofrecucia) para facilitar el proceso.
Por otro lado, en el sistema de inventario periódico se realiza un control cada determinado tiempo, mediante un conteo físico en el almacén. De este modo, se hacen cierres contables periódicos (también llamados recuento de inventario) cada mes, trimestre, semestre o año.
Como el inventario periódico es un proceso manual y que lleva tiempo, es frecuente que se realice cada año. Esto implica que la empresa puede no tener una imagen muy clara del stock disponible durante meses, lo que puede dar lugar a problemas de aprovisionamiento. Como punto positivo, puede decirse que es más fácil de implementar, ya que no depende de tecnologías complejas.
Principales ventajas de usar un sistema de inventario permanente
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Control exhaustivo de los costes, ya que se puede conocer el coste de venta de cada transacción en el momento.
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Información precisa y fiable, permitiendo tomar decisiones de calidad en función a esto y tener siempre información actualizada sobre el stock de almacén y el inventario teórico.
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Menor esfuerzo ya que el control de inventario se distribuye a lo largo del año, algo que facilita los cierres anuales, trimestrales o mensuales.
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Optimización del proceso de compra e inventarios, para hacer los pedidos que necesitas en cada momento sin que tengas escasez de existencias y sin que tengas que pedir más de lo necesario.
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Permite la identificación de errores gracias a su uso de tecnología avanzada.
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Mejor gestión del tiempo, para poder dedicarlo a otras funciones propias de la empresa e incrementar su productividad. Además, no es preciso parar en ningún momento la actividad normal para efectuar el conteo manual.
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Es el más recomendable para un alto volumen de ventas, de stock o con varios puntos de venta por su facilidad y comodidad para llevar un mejor control.
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Las microempresas, pequeñas empresas o empresas que no tienen un gran volumen de ventas pueden optar por el inventario periódico. Sin embargo, en empresas o e-commerce con muchas ventas es más práctico el control de stock con inventario permanente.
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